Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http :// www . allbest . ru /

"Рабочее место секретаря"

Организация рабочего места секретаря

Психологи утверждают, что одна из главных причин пониженной работоспособности? неправильно организованное рабочее место. Рабочее место секретаря, как правило, находится в помещении, смежном с кабинетом руководителя, называемом приёмной. Помимо приёмной в идеале офис должен иметь комнату отдыха или комнату-кухню и отсек или комнату для технических средств (копировальных аппаратов, машины для уничтожения бумаг и т.п.).

Требования к организации рабочего места секретаря

Рабочее место секретаря можно разделить на три зоны: основную, где находится его стол с приставками и необходимой оргтехникой, зону обслуживания посетителей и вспомогательную, где располагаются шкафы, копировальный аппарат, факс и т.д.

Свет и цвет лампы, шум в офисе, высота стула и все, что окружает секретаря, может стать причиной ежедневных стрессовых состояний или снижения уровня работоспособности, действуя на работника на подсознательном уровне.

Огромное эмоциональное воздействие на человека могут оказывать цвета, которые его окружают. Правила рекомендуют подбирать окраску стен, потолка и мебели в зависимости от светопоглощающих или отражающих свойств различных цветов. Главное в цветовом решении офиса? мягкие, неконтрастные сочетания, без резких "кричащих" цветов.

Специалисты по эргономике (научная дисциплина, комплексно изучающая человека в его деятельности) рекомендуют не забывать золотое правило, соблюдение которого может уберечь от многих бед: свет должен падать сверху или слева. В противном случае при работе нарушается правильное положение головы (результат? остеохондроз и близорукость).

Термин "эргономика" (от греч. ergon ? работа и nomus ? закон) был принят в Англии в 1949 г., когда группа учёных образовала Эргономическое исследовательское общество.

Любая световая или шумовая вибрация? источник раздражения, приводящий человека в состояние повышенной возбудимости и нервозности, при котором вряд ли возможно выполнение ответственной работы. Мерцающая и дребезжащая лампа на потолке? верная гарантия постоянного полустрессового состояния. Привычка включать телевизор или радио для поднятия настроения, едва успев прийти на работу, ? тоже "отличное" средство для создания повышенной утомляемости. Специалисты считают, что 50?60 децибел? предельный уровень шума для офисной работы (для сравнения: громкая речь 70 децибел). Любой более сильный шум начинает оказывать отрицательное воздействие. Поэтому дверная обивка, двойные двери, звукоизоляционные рамы и перегородки не излишества для офиса, а необходимость.

Не менее важен и температурный режим. В помещении рекомендуется поддерживать температуру 22?24 градуса Цельсия, а влажность 60?40%.

Служба делопроизводства находится обычно рядом с приёмной руководителя, а секретарь-референт располагается в приёмной руководителя или фирмы. Если учесть, что приёмная? это визитная карточка учреждения, по которой оценивается культура труда в целом, создаётся первое впечатление о фирме (учреждении), то становится понятно значение, которое придаётся её оборудованию.

Постоянно работающие шумные устройства желательно располагать в отдельном помещении, оборудованном звукоизолирующими материалами. При размещении рабочих мест учитываются размеры, рекомендуемые для проходов:

- ширина прохода для одного человека? 60 см.

- для двух человек? 80 см.

- для трёх человек? 100 см.

- между столами? 55 см.

- между отопительными приборами и рабочим столом? 55 см.

- между стеной и столом? 65 см.

Техническими средствами, которыми чаще всего пользуется секретарь, являются: персональный компьютер, телефон, телефакс, принтер, факс-модем, машина для уничтожения бумаг и копировальный аппарат. Секретарь должен знать, уметь и максимально использовать имеющиеся средства для повышения оперативности и эффективности своего труда.

Помещение, где стоит компьютер секретаря, должно быть просторным и хорошо освещённым, а также иметь кондиционер.

Компьютер должен быть установлен так, чтобы за ним было легко и удобно работать. Стул? обязательно со спинкой и желательно с подлокотниками.

Монитор устанавливают на уровне глаз секретаря, на расстоянии не менее 40 см. Можно снабдить монитор дополнительным приспособлением? держателем для документов. С его помощью можно закрепить документ на одном уровне с монитором. В этом случае секретарю не придётся вертеть головой, переводя взгляд с лежащих на столе записей на экран и обратно.

Копировальные аппараты, принтеры и мониторы обладают неблагоприятным свойством образовывать вокруг себя электростатическое поле, которое притягивает пыль, вызывающую аллергию. Целесообразно рассредоточить эти аппараты на несколько метров друг от друга. Технические средства, используемые в работе секретаря, размещают с учётом эргономических и санитарных норм. Монитор и особенно копировальный аппарат не должны находиться очень близко. Если техническими средствами секретаря пользуются другие сотрудники (что не рекомендуется), то их размещают таким образом, чтобы они были удобны для подхода и кратковременного пользования ими и находились под контролем секретаря.

Не стоит забывать, что одним из главных условий эффективного труда секретаря является порядок на рабочем месте. Как известно, порядок на столе? порядок в голове, порядок освобождает мысль, сберегает время. Соблюдение привычного порядка не только облегчает труд, делает многие операции автоматическими, экономит время, но и препятствует "пропаже" документов, которые у недостаточно собранных секретарей попадают в папки с другими документами. Идеально, если на столе секретаря лежат только документы и справочники, необходимые в данный момент. Нагромождение "бумаг" не только уменьшает рабочую площадь стола, но и отвлекает от решения служебных вопросов. Почаще проводите генеральную уборку на своём рабочем месте, в ящиках стола, шкафах, избавляясь от макулатуры и ненужных вещей.

Влияют на работоспособность и запахи. Исследования показали, что запах лимона в большинстве случаев понижает производительность труда, а запах розы? повышает. Запах любимых духов, по оценкам психологов, также вызывает положительные эмоции. Однако устраивать в офисе сеансы ароматерапии специалисты не рекомендуют, потому что действие ароматов очень индивидуально и любимые духи секретаря могут вызвать головную боль у сотрудников.

Чтобы не было повышенной утомляемости, необходимо проветривать помещение. При сидячей работе приток свежего воздуха должен быть не менее 30 м 3 /ч. Благоприятные климатические условия на рабочем месте секретаря могут быть обеспечены с помощью кондиционеров или вентиляционной установки с ионизированным воздухом.

Мебель должна быть светлой, но не очень яркой. Предпочтителен цвет натурального дерева. Сочные цвета могут присутствовать в различных деталях интерьера, аксессуарах рабочего места, обивке мебели. Интерьер приёмной хорошо оживляют живые растения, которые ни в косм случае не должны стоять на пути, мешая людям проходить. Большое значение имеет выбор мебели, удобной и современной. В зоне обслуживания посетителей размещаются несколько стульев или кресел и небольшой столик.

Эргономические требования

Рабочее место секретаря располагается рядом со входом в кабинет руководителя обязательно так, чтобы хорошо видеть всех входящих в приёмную, встречать их лицом, а не спиной.

Слово "организация" произошло от лат.organizo , т.е. соединение частей в одно целое и упорядочение их.

Рабочее место? это зона трудовой деятельности одного или нескольких исполнителей, оснащённая необходимыми средствами для выполнения должностных обязанностей.

Организация рабочею места? система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда и их функциональному размещению. Организация рабочего места включает: оснащение рабочего места мебелью, специальным оборудованием и необходимыми средствами организационной техники.

Выбрать габариты и форму мебели;

Обеспечить удобное положение корпуса сотрудника при работе, создающее хорошее зрительное восприятие и свободное положение;

Оборудовать рабочее место соответствующей организационной техникой, средствами механизации;

Разместить мебель и сотрудников с учётом последовательности выполняемых работ;

Создать благоприятные санитарно-гигиенические и эстетические условия труда.

В целях экономии физических усилий в процессе труда рекомендуется:

Не держать на рабочем месте ничего лишнего;

Все, что берут правой рукой, следует располагать справа, что берут левой? слева;

Документы, с которыми работает секретарь, рекомендуется класть так, чтобы их можно было легко читать, брать и удобно ими пользоваться.

Для секретаря правомерны понятия "нормальная" и "максимальная" рабочие зоны. В нормальной рабочей зоне служащий работает кистью и пальцами рук, согнутых в локте. А в максимальной? действует вытянутой oт плеча рукой. Нормальной зоной рабочего пространства столешницы следует считать ту, что находится прямо перед работающим и на расстоянии 50 60 см справа и слева. Для того чтобы определить оптимальную рабочую зону, нужно сесть за стол, протянуть правую руку вправо, затем левую? влево и каждой рукой описать перед собой полукруг.

Рабочее место секретаря

Организация рабочего места секретаря с учётом требований научной организации труда к его планировке и обслуживанию, а также с учётом требований и возможностей использования современной оргтехники, к его оборудованию и оснащению является необходимым условием достижения высокой эффективности, оперативности и качества труда, сохранения трудоспособности в течение всего рабочего дня.

Хороший руководитель обустраивает приёмную так, чтобы всем в ней было комфортно, удобно и безопасно.

Рабочее место секретаря является важной ячейкой организации трудового процесса в учреждении. Поскольку секретарь? лицо компании, то и рабочее место должно быть образцом правильной организации, показателем высокой культуры труда.

Аксессуары рабочего места секретаря

Основными принадлежностями рабочего стола секретаря являются:

- набор настольный, в комплект которого входят ручки, маркеры, карандаши, скотч, бумага для записей, скрепки, наклейки и т.д.;

- календарь-органайзер;

- лотки для бумаг (из 4?6 секций);

- вертикальная подставка для журналов, папок, книг;

- визитница;

- планшет с прижимом;

- алфавитная книжка;

- представительская папка;

- ящик для дискет:

- нумераторы, дагеры, штемпели со стандартными терминами, проставляемыми на документах;

- папки?файлы и папки пластиковые;

- степлер, дестеплер, дырокол.

У профессионального секретаря всегда под рукой должны быть предметы, необходимые в самых различных, порой неожиданных, ситуациях. В столе, в личном шкафу или сейфе секретаря должны быть:

- ножницы, иголки, нитки, булавки;

- запасные канцелярские товары;

- запасные картриджи и бумага для офисных и других печатающих устройств;

- бланки документов фирмы;

- ярлыки-закладки для упрощения поиска документов в папках;

- визитные карточки;

- дубликаты ключей;

- аптечка;

- минеральная вода, запасы кофе, чая, сигарет;

- список дней рождений с отметкой о вкусах и интересах виновника торжества, а также с записью того, что вы дарили им в прошлые годы (чтобы не допустить повторения);

- запас обёрточной бумаги, набор разноцветных лент для упаковки подарков;

- 1?2 сувенира, которые можно использовать в качестве презентов;

- качественный пятновыводитель;

- запасные колготки, носовые платки.

В зависимости от обстоятельств этот список может быть дополнен или сокращён.

Планировка рабочего места секретаря должна обеспечить максимальные удобства при выполнении возложенных на него обязанностей и в то же время отвечать требованиям экономии площади помещения:

- рабочее место секретаря в приёмной обычно располагается рядом с кабинетом руководителя, в центре комнаты, недалеко от дверей в кабинет и так, чтобы легко можно было видеть всех входящих;

- в помещении приёмной должны находиться только предметы, требующиеся секретарю и другим сотрудникам непосредственно в процессе работы;

- мебель для посетителей должна находиться в зоне, хорошо просматриваемой секретарём.

рабочее место секретарь

Большую часть рабочего времени секретарь работает сидя, а это утомляет, поэтому он должен иметь возможность удобно вытянуть ноги, свободно вставать, менять позу для письма, чтения.

Насыщенность рабочего места секретаря средствами организационной техники предполагает размещение ее с учётом требований эргономики и максимальной эффективности работы.

Важным элементом организации рабочего места является внутренняя организация отделений стола, зависящая от его конструкции, вместимости, характера обрабатываемых документов. Ящики должны легко, плавно и бесшумно выдвигаться. Большой ящик лучше приспособить для вертикального хранения материалов, в остальных ящиках должны быть различные специальные приспособления? для картотек, малой оргтехники, канцелярских принадлежностей и т.д. Целесообразно отвести один ящик для хранения личных вещей. Необходимо постоянно строго следить за порядком на рабочем месте и в ящиках стола. При оборудовании рабочего места монитор устанавливается на специальном столике так, чтобы задняя панель была обращена к стене (так как около нёс зарегистрирован максимальный уровень напряжённости электрического поля), экран не должен располагаться напротив окна или других прямых источников света, дающих блики на экране.

Стол, на котором устанавливается монитор, должен быть достаточной длины, чтобы расстояние до экрана составляло 60?70 (не ближе 50) см и в то же время можно было работать с клавиатурой в непосредственной близости от пользователя (30?40 см). Конструкция рабочей мебели (столы, кресла, стулья) подбирается таким образом, чтобы обеспечивать возможность индивидуальной регулировки соответственно росту работающего, а также удобную позу. Часто используемые предметы груда следует размещать в оптимальной рабочей зоне, на одном расстоянии от глаз работающего. На поверхности рабочего стола необходимо расположить подставку для документов, расстояние которой от глаз должно быть аналогичным расстоянию от глаз до клавиатуры. Рабочее кресло снабжается подлокотниками. На рабочем месте необходимо предусмотреть подставку для ног.

Освещение является одним из важнейших производственных условий работы. Общая освещённость в комнате должна быть не слишком большой, но и не слишком малой (в пределах 300?500 люкс). Если помещение светлое, то на окна предусматриваются шторы или жалюзи. Рабочие места пользователей дисплеев желательно не располагать непосредственно у окон. Во всех случаях экран монитора следует ориентировать так, чтобы он не давал бликов, а именно под углом к окну, близким к прямому. Искусственное освещение не должно быть слишком ярким. Кроме общих ламп, освещающих комнату, необходима настольная (не менее 60 Вт) лампа.

Классификация средств оргтехники

Как следует сидеть за компьютером

В офисах компьютеры часто размещают на больших столах с выдвижной доской для клавиатуры. Монитор обычно ставят на угол, и во время работы все время приходится смотреть вправо или влево.

Осанка? это положение, которое принимает ваше тело, когда вы сидите за компьютером. Правильная осанка (рис.3) необходима для профилактики заболеваний шеи, рук, ног и спины.

- стул-кресло должен иметь возможность индивидуальной регулировки;

- расстояние до экрана? 60?70 см;

- пользователь должен смотреть на экран сверху вниз под углом 10° от горизонтальной линии;

- наличие подставки под ноги.

Идеальная высота сиденья? когда ступни ног полностью касаются пола, а угол сгиба коленей при этом составляет примерно 90°. Очень важно, чтобы край сиденья имел мягкую скруглённую вниз форму. Это позволяет избежать давления на кровеносные сосуды и не нарушать циркуляцию крови.

Всем известно, что продолжительная сидячая работа вредна человеку, поэтому удобное рабочее кресло? это и наше здоровье, и настроение, и работоспособность, и производительность. Как утверждает "всезнающая" статистика, работа на эргономически правильно сконструированных стульях по сравнению с обычными стульями:

- уменьшает число ошибок в 2 раза;

- повышает концентрацию внимания (+ 7%);

- сохраняет активность (+ 9%);

- сохраняет позитивное самочувствие (+ 15%);

- способствует хорошему настроению (+ 10%).

Но и правильная осанка, и хорошая мебель не помогут, если весь день сидеть в одной позе. Длительное неподвижное положение приведёт к мышечной усталости. Если вам приходится весь день сидеть, вставайте время от времени либо слегка изменяйте высоту кресла или крышки стола, чтобы изменить общее положение тела.

Согласно требованиям, разработанным специалистами по эргономике, суммарное время непосредственной работы на персональном компьютере не должно превышать 6 ч за смену.

На протяжении рабочего дня следует устраивать перерывы продолжительностью 10?20 мин. Работа без перерыва за монитором компьютера не должна превышать 45?60 мин. Во время перерывов рекомендуется выполнять необходимые комплексы физических упражнений.

Памятка секретарю

1. Старайтесь сидеть за компьютером на 2,5 см выше, чем на обычном стуле.

2. Расположите монитор прямо перед собой. Верхняя треть экрана? на уровне глаз, чтобы при работе угол наклона шеи был естественным.

3. Настройте высоту спинки стула таким образом, чтобы она соприкасалась с местом наибольшего изгиба спины.

4. Уши должны располагаться точно в плоскости плеч.

5. Плечи должны располагаться точно над бёдрами.

6. Когда вы смотрите вниз, голова должна находиться точно над шеей, а не наклоняться вперёд.

7. Опирайтесь обеими ступнями о пол или подставку для ног. Под столом должно быть достаточно просторно, чтобы вы свободно могли вытягивать ноги.

8. Руки должны удобно располагаться по сторонам.

9. Локти должны быть согнуты и находиться примерно в 3 см от корпуса.

10. Запястья должны принять нейтральное положение (ни подняты, ни опущены).

11. Сядьте так, чтобы край стула не давил под колени.

Правильная осанка во время работы максимально разгружает мышцы и позволяет работать дольше, меньше уставая.

Санитарно-гигиенические требования для работников офиса

Параметры	Значения
Естественная и искусственная освещённость	300 - 500 люкс
Уровень шума	Не более 65 дБ
Площадь на один ПК	Не менее 6 м 2
Объем на один ПК	Не менее 20 м 3
	Подъёмно-поворотные с регулируемой высотой и наклоном спинки
Воздухообмен	Нормальный (проветривания, вентилирование, кондиционирование)
Микроклимат (оптимальные параметры)	Влажность 40?60 % t° воздуха зимой +18 ? +210 t° воздуха летом +23 ? +250
Расстояние до экрана монитора (при работе)
Непрерывное время работы за ПК	Не более 2-х часов, обязательные перерывы
Специальные меры	Комплексные упражнения для мышц тела и глаз, психологическая разгрузка

Библиографический список

1. Пешкова, Г.Д. Секретарское дело: учеб. пособие / Г.Д. Пешкова. - 3-е изд., испр. и доп. - Минск: Вышэйшая школа, 2014. - 367 с.: ил.

2. Петрова, Ю.А. Секретарское дело [Электронный ресурс]: учебное пособие / Ю.А. Петрова. ? Электрон. текстовые данные. ? Саратов: Ай Пи Эр Медиа, 2012. ? 312 c. ? Режим доступа: http://www.iprbookshop.ru/945.html

3. Справочно-правовая система КонсультантПлюс.

Размещено на Allbest.ru

Подобные документы

Современные требования к организации рабочих мест персонала. Организация рабочего места секретаря с учетом требований научной организации труда к его планировке и обслуживанию. Оснащение и оборудование рабочего места, требования к рациональному освещению.

курсовая работа , добавлен 31.03.2013


Организационная структура турфирмы "Альтаир". Определение задач и принципов эргономической организации рабочих мест персонала. Анализ профессиональных обязанностей и режима трудового дня секретаря для наиболее эффективного обустройства его места работы.

контрольная работа , добавлен 20.10.2010


Работа секретаря по документному и бездокументному обслуживанию руководителя. Рациональная организация рабочего места. Рационализация информационно-аналитической работы и планирования рабочего дня. Создание автоматизированного рабочего места секретаря.

дипломная работа , добавлен 20.10.2013


Рабочее место, его основные виды и требования к организации. Специализация и оснащение рабочих мест. Особенности организации и обслуживания рабочих мест в ОДО "Дельташанс", их комплексная характеристика и проектирование мероприятий по рационализации.

курсовая работа , добавлен 13.01.2016


Проведение комплексного и всестороннего анализа эргономики рабочего места секретаря руководителя на примере МКУ "Центр бухгалтерского обеспечения МОУ Орджоникидзевского района" и разработка основных рекомендаций по оптимизации его рабочего места.

дипломная работа , добавлен 28.08.2011


Функциональные обязанности и роль в формировании корпоративной структуры секретаря-референта; оптимальная организация его рабочего места и времени. Изучение механизмов взаимодействия руководителя и секретаря. Особенности работы с посетителями в приемной.

курсовая работа , добавлен 15.09.2013


Научная организация труда руководителя, рабочее место руководителя и его рациональная организация. Оснащенность техническими средствами обработки, учета и хранения информации. Требования к организации рабочего места руководителя и к проведению встреч.

реферат , добавлен 25.01.2010


Категории секретарей в организациях РФ. Требования к знаниям, умениям, квалификации современного секретаря. Нормативная регламентация деятельности секретаря. Виды и характеристика систем управления организации. Характеристика деятельности секретаря.

курсовая работа , добавлен 08.12.2014


Повышение эффективности деятельности предприятия. Рабочее место и рабочая зона. Элементы рабочего места. Принципы эргономической организации рабочих мест на предприятии. Рациональное использование персонала предприятия на ООО "Мастер-Прайм. Березка".

курсовая работа , добавлен 02.02.2015


Теоретические аспекты эргономики, ее место в научной организации труда. Понятие рабочего места, требования к его организации. Краткая характеристика ОАО "Лукойл". Проблемы и пути совершенствования организации рабочих мест офисных работников в организации.

Київський університет економіки і технологій транспорту

Кафедра: “Економіка та фінанси”

Контрольна робота

з предмету: “Економіка труда”

на тему: “Характеристика робочого місця”.

Перевірив: ст. викладач

Е. І. Панченко

Розробив: ст. заоч. ф. н.

Д. О. Мартиненко

Шифр:99-МО-203

План
Введение 3
Планировка рабочего места 5
Оснащение и оборудование рабочих мест 12
Условия труда 16
Освещение 19
Влияния микроклимата и шумовых эффектов. 23
Психофизиологические условия труда 29
Вывод 31

Введение

Приемная офиса - это центр работы фирмы, ее сердце. Самый талантливый и умный руководитель не сможет справиться с работой, если плохо организована работа приемной. Главное же лицо в приемной - это секретарь. Все чаще должность секретаря даже объединяют с должностью офис-менеджера.

Качество работы приемной напрямую связано с грамотной организацией внутрифирменного пространства в целом и пространства приемной в частности.
От того, где расположена приемная, как она оснащена, каков дизайн ее интерьеров зависит и скорость решения вопросов и общее впечатление от фирмы у ее клиентов, заказчиков, партнеров по бизнесу.

Современный офис должен отвечать требованиям экономичности, что особенно важно при высоких ценах на офисную площадь, высокой технической оснащенности, органичного дизайна и безопасности с точки зрения как защиты информации, так и личной безопасности сотрудников фирмы. Именно потому вопросы организации офисного пространства сейчас волнуют всех думающих руководителей.

Тесный, темный, плохо оборудованный «предбанник» перед кабинетом руководителя сразу представит фирму в невыгодном свете перед возможными ценными клиентами.

Кроме того, в приемной чисто физически должно быть место для размещения соответствующего оборудования рабочего места секретаря, для документов текущего делопроизводства, справочно-информационной литературы, рекламных изданий, для необходимой конторской техники и, конечно, для посетителей фирмы.

Большое значение имеет рациональная организация рабочего места секретаря. Для этого вначале надо уточнить и выявить основные функции секретаря, информационные связи, распорядок рабочего дня, перечень материалов, которые должен он иметь. Затем выбрать мебель, инвентарь, технические средства, оргтехнику и канцелярские принадлежности.

Планировка рабочего места

Рациональный ее вариант предполагает размещение 1СТВ и предметов труда в пределах зон, наиболее удобных выполнения трудовых процессов. Их принято называть рабочими зонами.

Рабочая зона - пространство на стационарном рабочем места в горизонтальной или вертикальной плоскостях, в делах которых работник, не перемещаясь, может выполнять работу. Различают нормальную и максимальную.

Нормальная рабочая зона в горизонтальной плоскости ограничивается воображаемой дугой, очерчиваемой концами пальцев правой и левой рук, согнутых в локтевом суставе при свободно опущенном плече. Такая зона занимает около 1000 мм по фронту и 300 мм в глубину. Здесь располагаются наиболее часто используемые средства и предметы труда и выполняется основная работа.

Максимальная рабочая зона в горизонтальной плоскости ограничивается воображаемой дугой, очерчиваемой концами пальцев полностью вытянутой руки человека. В этой зоне (работник действует вытянутыми руками) располагаются средства труда, используемые реже. Взаимоперекрываемая при этом площадь
(для двух рук) определяется около 1500 мм по фронту и 500 мм в глубину.
Обычно габариты стола принимаются несколько большими, чем максимальная зона досягаемости.

В вертикальной плоскости различают пять зон: нижняя неудобная зона (до
750 мм от пола); нижняя менее удобная (от 751 до 925 мм); удобная (от 925 до 1675 мм); верхняя в удобная (от 1675 до 1925 мм); верхняя неудобная (от
1925 мм и выше).

Основное требование, предъявляемое к рациональной планировке рабочего места, - обеспечить экономию времени на поиск средств и предметов труда и сокращение физических усилий работника. Для этого необходимо соблюдать следующие правила:

на рабочей поверхности стола не должно быть ничего лишнего;

каждый предмет и средство труда должны иметь свое место, поскольку беспорядочное расположение их вызывает лишние движения и затраты времени. В зарубежной практике используется закон «свободного стола»: на столе может находиться лишь одна работа с необходимыми для нее документами и средствами труда, все остальное должно быть внутри стола;

канцелярские принадлежности (карандаши, ручки, скрепки и т.п.) следует хранить в ящике стола со специальными разделителями;

все средства коммуникационной техники (телефон и др.) надо располагать слева или на специальной подставке, чтобы можно было пользоваться ими левой рукой, оставляя правую свободной для работы;

документы, с которыми работает секретарь, помещаются в зоне, обеспечивающей их обзор, для обработанных документов целесообразно иметь специальные лотки или отделения в ящике;

документы и средства труда располагаются так, чтобы обеспечивалась наилучшая последовательность выполнения работы;

движения работника должны быть оптимальными, т.е. более короткими и экономными с позиций затрат времени и сил.

Организация рабочего места секретаря с учетом требований научной организации труда к его планировке и обслуживанию, а также с учетом требований и возможностей использования современной оргтехники, к его оборудованию и оснащению является необходимым условием достижения высокой эффективности, оперативности и качества труда, сохранения работоспособности в течение всего рабочего дня, обеспечения действительно полезного секретарского обслуживания.

Рабочее место секретаря является важной ячейкой организации трудового процесса в учреждении. Поскольку секретарь - «лицо учреждения», то и его рабочее место должно быть образцом правильной организации, показателем высокой культуры труда. Ведь от того, как выглядит рабочее место секретаря, нередко судят о работе всего учреждения.

Планировка рабочего места секретаря должна обеспечить максимальные удобства при выполнении возложенных на него обязанностей и в то же время отвечать требованиям экономии площади помещения:

рабочее место секретаря в приемной обычно располагается рядом с кабинетом руководителя, в центре комнаты, недалеко от дверей в кабинет и так, чтобы легко можно было видеть всех входящих;

в помещении приемной должны находиться только предметы, требующиеся секретарю и другим сотрудникам непосредственно в процессе работы;

мебель для посетителей должна находиться в зоне, хорошо просматриваемой секретарем, удобной для ее размещения.

Большую часть рабочего времени секретарь работает сидя, а это утомляет, поэтому он должен иметь возможность удобно вытянуть ноги, свободно вставать, менять позу для письма, работы на пишущей машине, чтения.

Рабочее место секретаря - это, прежде всего удобный и достаточно просторный рабочий стол. Специалисты рекомендуют использовать универсальный стол, за которым можно работать с документами, а также вести беседу с посетителями. Для этих целей лучше всего подойдет стол, который непосредственно перед сидящим человеком уже, чем по бокам. Такая конструкция позволяет иметь достаточно места на столе для размещения находящихся в работе документов и в то же время вести беседу с посетителями.

Его плоскость мысленно делят на два поля. В левом кроме текущей работы и связанных с ней документов располагают телефонное оборудование, настольную лампу, канцелярский прибор, лоток с входящими документами. На правом поле стола размещают лоток с исполненными документами и письменные принадлежности. Здесь же ставят лоток с документами, которые надо подшить в дело.

Все орудия труда размещают на плоскости стола в пределах 160 х 160 см, что позволяет взять их рукой, не вставая. Каждому предмету выделяется определенное место, те или иные предметы располагаются комплексно
(например, ручки и блокноты для записи телефонных переговоров размещают рядом с телефонными аппаратами). Следует разделять канцелярские принадлежности, имеющие разное назначение.

Помимо рабочего стола, лучше использовать отдельный стол для персонального компьютера. Такие рабочие столы предполагают удобное размещение дисплея, клавиатуры и процессора, а также сканера, принтера, модема и др.

При этом стол для ПК лучше размещать таким образом, чтобы экран дисплея был развернут в противоположную от посетителей сторону. Это позволит защитить конфиденциальную информацию, которая может находится на экране дисплея в момент прихода неожиданного посетителя.

А теперь немного общих требований к организации и оборудованию рабочих мест с ПЭВМ.

конструкция рабочего стола должна обеспечивать оптимальное размещение на рабочей поверхности используемого оборудования с учетом его количества и конструктивных особенностей (размер ПЭВМ, клавиатуры и др.), характера выполняемой работы.

высота рабочей поверхности должна регулироваться в пределах 680 - 800 мм; при отсутствии такой возможности высота рабочей поверхности стола должна составлять 725 мм.

рабочий стол должен иметь пространство для подставки ног, которое составляет: высоту - не менее 500 мм, глубину на уровне колен - не менее
450 мм и на уровне вытянутых ног - не менее 650 мм.

конструкция рабочего стула (кресла) должна поддерживать рациональную рабочую позу при работе с ПЭВМ, позволяет изменять позу с целью снижения статистического напряжения мышц шейно-плечевой области и спины для предупреждения утомления.

рабочий стул (кресло) должен быть поъемно-поворотным и регулируемый по высоте и углам наклона сиденья и спинки, а также расстоянию спинки от переднего края сиденья.

поверхность сиденья, спинки и других элементов стула (кресла) должна быть полумягкой с нескользящим, не электризующимся и воздухопроницаемым покрытием, обеспечивающим легким очистку от загрязнений.

клавиатуру компьютера лучше всего располагать на расстоянии 10 - 15 мм от края стола, тогда запястье рук будут опираться на стол. Желательно приобрести специальную подкладку под запястье, которая, как утверждают медики, поможет избежать болезни костей.

для эффективного использования манипулятора типа «мышь» необходим специальный «коврик» - планшет. Коврик-планшет должен удовлетворять основным критериям: во-первых, хорошо держаться на поверхности стола, во- вторых, материал верхней поверхности планшета должен обеспечивать хорошее сцепление с шариком, но не затруднять движения мыши.

центр экрана монитора должен находиться примерно на уровне глаз, а расстояние между глазами и плоскостью экрана составлять не менее 40 - 50 см. Желательно, чтобы прямой солнечный свет не попадал на экран.

по отношению к сидящему за столом, окно, должно быть слева или спереди.

от яркого света следует защититься плотными шторами на окнах. Однако смотреть на экран монитора в полной темноте не рекомендуется, необходим дополнительный источник рассеянного света (можно включить люстру, настольную лампу).

Рабочий стол секретаря и стол для ПК лучше располагать ближе к естественным источникам освещения, т.к. секретарю приходится по роду своих обязанностей много работать с документами.

Кресло для работы секретаря должно по размерам соответствовать рабочему столу. Лучше всего использовать вертящееся кресло на колесиках, высоту которого можно регулировать. Это позволит секретарю быстро переключаться от работы с техникой к работе с документами или с посетителями, т.е. будет отвечать практическим задачам работы секретаря.

Тумбы для столов, включая и выкатные, имеют комплект взаимозаменяемых выдвижных ящиков. Секретарь должен умело использовать ящики своего рабочего стола, придав каждому из них определенные функции. Например, выделяются ящики для бумаги и канцелярских принадлежностей; рабочих документов- справочников, каталогов и др.; папок с текущими документами и завершенными работами; папок с контролируемыми материалами; личных вещей.

Все служебные документы в процессе работы должны лежать следующим образом: поступившие и необходимые постоянно - на рабочей плоскости стола; используемые периодически - в выдвижных ящиках стола, на рабочих плоскостях приставок и в шкафах. Каждое движение документа из стола или в стол должно быть проконтролировано; все отработанные документы должны находится на строго определенном месте; надо уметь по индексации определять, в каком ящике или папке находится нужный документ; все вкладываемые в папки документы необходимо сразу же индексировать в соответствии с планом их временного хранения.

Оснащение и оборудование рабочих мест

На эффективность труда решающее влияние оказывает оснащение рабочих мест техническими средствами для выполнения различных обязанностей, средствами связи и служебной мебелью - так называемая оргтехника.

Выделяют следующие виды (классы) средств труда:

средства составления документов: пишущие машинки (ручные и электрические), диктофоны, средства копирования и размножения документов, ручки автоматические, карандаши;

средства обработки и оформления документов: резальное, скрепляющее и склеивающее оборудование и материалы, адресовальные и штемпельные устройства, машины для нанесения защитных покрытий;

средства хранения и группировки документов: средства скрепления документов
(сшиватели, специальные папки с зажимами), разного рода картотеки, специальные шкафы и стеллажи для хранения документов, чертежей, магнитных лент, машины для уничтожения ненужных документов;

средства выполнения вычислительных операций: счетно-справочные линейки, микрокалькуляторы разных видов, механические вычислительные машины, ПЭВМ;

средства обеспечения оперативной связи: телефонная связь, радиосвязь, директорские коммутаторы, позволяющие вести разговор (проводить совещания) с несколькими абонентами одновременно, концентраторы, автоответчики, двусторонняя радиотелефонная поисковая связь и др.;

При выборе необходимых средств оргтехники следует иметь в виду, что приобретение и использование оргтехники - не самоцель, а средство для повышения оперативности выполнения и снижения трудоемкости управленческих работ, а также решение ряда социальных проблем управленческого труда
(снижение доли затрат на выполнение рутинных операций, средство мотивации труда, престижности работ и др.). Поэтому прежде чем выбрать и закупить средства технического оснащения, надо проанализировать реальные потребности в том или ином средстве и оценить преимущества его применения.

При выборе конкретного образца оснащения необходимо учитывать характер выполняемых операций, объем и трудоемкость работ, служебные взаимосвязи между отдельными работниками и различными службами. Следует выбрать тот вариант, который позволяет выполнять работу более экономично.

Решая проблему выбора тех или иных средств оргтехники, целесообразность их внедрения в процессы труда, учитывают не только преимущества, но и издержки*.

В состав рабочего места секретаря обязательно должны входить шкафы для документов и справочной литературы. В целях экономии рабочего пространства такие шкафы могут размещаться на стене или перегородке около рабочего стола. Шкаф для документов в целях обеспечения сохранности последних должен запираться на ключ. В том случае, если у секретаря хранятся и документы, составляющие коммерческую тайну, лучше оборудовать его рабочее место специальным сейфом для документов.

Полки для канцелярских принадлежностей, телефона, также лучше закреплять на стене или перегородке, оставляя на столе больше пространства для работы.

Желательно оснастить рабочее место секретаря специальным переговорным устройством, которое позволит секретарю, не входя лишний раз в кабинет руководителя, быстро сообщать последнему необходимую информацию.

В состав рабочего места секретаря должны входить три зоны: основная - стол с приставками; вспомогательная - комбинированные шкафы; обслуживания посетителей.

Общая площадь рабочего места должна быть в пределах 12 - 16 кв.м. По мнению специалистов, зона обслуживания посетителей - это визитная карточка учреждения, по которой люди оценивают культуру работы и качество труда. Эта зона должна быть продуманной и уютной. Если посетителя по тем или иным причинам сразу не может принять руководитель, то посетитель должен удобно сесть, его должен окружать красивый цветовой и световой художественный ансамбль, включающий окраску помещения, источники света и озеленение.
Рядом с основной и вспомогательными частями рабочего места секретаря должен быть журнальный столик и одно-два удобных кресла. На столик следует положить свежие газеты и журналы, чистую бумагу, карандаши или ручки.
Нецелесообразно, чтобы мебель для посетителей занимала слишком много места и отличалась от общего стиля мебели, используемой в фирме.

Именно поэтому специалист не рекомендуют ставить в приемной мягкую мебель. Она занимает много места, быстро пачкается и деформируется. В то же время использование стульев и обычных столиков на колесиках позволит быстро изменить предназначение приемной, использовав ее как комнату для совещаний и т.п.

В том случае, если в фирме нет специального гардероба, в приемной должна быть или вешалка, или шкаф для одежды, где посетители могли бы повесить верхнюю одежду.

Для зрительного комфорта и общего впечатления от приемной большое значение имеет и ее эстетическое оформление. Прежде всего, следует, использовать в интерьерах живые цветы. Они пополняют запасы кислорода, отчасти нейтрализируют вредное действие средств вычислительной и организационной техники и, кроме того, придают уют рабочему помещению.
Цветочная композиция должна гармонировать с общим стилем, в котором выдержан интерьер.

Помимо цветов, для оформления офиса и его приемной используют произведения живописи, графики, мелкой пластики и другие элементы декоративного оформления.

Условия труда

Условия труда - это совокупность элементов (факторов) производственной среды и трудового процесса, оказывающих влияние на функциональное состояние организма человека - здоровье, работоспособность, удовлетворенность трудом и его эффективность.

Можно выделить следующие группы факторов условий труда:

1. Санитарно-гигиенические, характеризующие микроклимат (температуру, влажность и скорость движения воздуха), освещение, шум, вибрацию и сопряженную с освещением окраску служебных помещений и оборудования;

2. Эстетические, включающие цветовую отделку интерьеров, озеленение служебных помещений, использование в интерьерах помещений произведений живописи и произведений прикладного искусства;

3. Психофизиологические, связанные с осуществлением мер психофизиологического характера, обеспечивающих условия высокоэффективной деятельности и сохранения здоровья служащих (постепенное вхождение в труд, ритмизация труда, нормальное чередование труда и отдыха, смена форм деятельности, активные формы труда и отдыха и ряд других факторов);

4. Социально-психологические, связанные с осуществлением мер, направленных на формирование психологической готовности человека к работе с новой техникой, к различного рода нововведениям (снятия психологических барьеров), с созданием нормального психологического климата в коллективе, установлением нормальных взаимоотношений руководителя и подчиненных и, в частности, с использованием выработанных наукой и практикой принципов общения руководителей с подчиненными.

Условия труда регулируются едиными законодательными актами, нормативами, стандартами.

Работа по созданию благоприятных условий труда должна носить комплексный системный характер. Начало их формирования закладывается при проектировании предприятий и учреждений. Это относится прежде всего к санитарно-гигиеническим и эстетическим условиям труда, которые формируются под влиянием проектируемой техники и технологии, архитектурно-строительного оформления зданий, внутреннего размещения служебных подразделений и оборудования, рабочей мебели и т.п. На этом этапе проектируются вентиляция, кондиционирование воздуха, освещение служебных помещений в соответствии с санитарными и строительными нормами.

Не менее важна разработка мер по формированию и улучшению условий труда на уже действующих объектах. Здесь работу следует ввести по всему комплексу элементов условий труда, но особое внимание надо уделить психофизиологическим и социально-психологическим факторам, формирующимся под влиянием выполняемой работы, межличностных отношений, т.е. факторам, которые на этапе проектирования предприятий не могут быть учтены.

Поскольку в современных условиях хозяйствования все большее значение придается активизации человеческого фактора, роль социально-психологических условий труда также повысится, ибо они способствуют усилению социальной мотивации труда, стремлению к большей творческой отдаче специалистов.

Комплексный подход к обеспечению благоприятных условий труда отражен в специальных межотраслевых требованиях и нормативных материалах, которые следует учитывать при проектировании новых и реконструкции действующих предприятий, технологических процессов и оборудования.

Освещение

Важнейшим фактором производственной среды является освещение. Значение рационального освещения во время работы трудно переоценить.

Требования к рациональному освещению сводится к следующему: правильный выбор источника света и системы освещения, создание необходимого уровня освещенности рабочей поверхности, нейтрализация эффекта ослепления, устранение бликов, обеспечение равномерного освещения.

Наиболее целесообразным является естественное освещение. Установлено, что оно вызывает наименьшее утомление. К сожалению, использовать его весь рабочий день не представляется возможным, особенно в осенне-зимний период, когда световой день короткий. Поэтому рекомендуется применять искусственное освещение - как общее, так и локальное.

Искусственный и естественный свет должны иметь одно направление.

Если в качестве искусственного источника света общего назначения рекомендуют применять люминесцентные и металлогалогеновые лампы, то систему местного освещения необходимо организовать из ламп накаливания или ламп белого света. Лампы белого света излучают мягкий белый свет, несущий теплоту и успокоение, способствующий повышению зрительного восприятия. Все типы светильников в обязательном порядке должны быть снабжены рассеивателями и экранизирующими решетками; для совместного освещения допускается не просвечивающий отражатель с углом не менее 40 градусов.

Наилучшим вариантом является работа при естественном освещении, когда свет падает с левого бока или при комбинированном, когда недостаточное естественное освещение дополняется местным или, когда работают светильники общего и местного назначения.

Освещенность рабочего места должна быть приспособлена к индивидуальным качествам секретаря и быть в пределах 500 лк.

Цвет освещения имеет психологическое значение, поэтому при небольшой освещенности предпочтение отдают теплым тонам, которые дают лампы накаливания, подчеркивающие желтые и красные цвета. Свет в офисе должен иметь правильную направленность, установку и формат «светового пятна» - это важные факторы здоровья, уюта и повышения результативности труда.

Так же как не рекомендуется смотреть телевизор в темной комнате, так нельзя и работать за дисплеем только при местном освещении. Это связано с таким явлением, как адаптация зрения. Периодическое приспособление глаза с одной яркости на другую приводит к быстрому утомлению, потери зрения, отрицательно влияет на психику. С целью избежания нагрузки на зрение, необходимо соблюдать требование: разница между яркостью монитора и яркостью окружающих предметов, находящихся в поле зрения оператора, должна быть равна отношению 1:3.

Яркость же самого монитора, точнее его электронно-лучевой трубки, должна быть такова, что можно было бы получить оптимальный контраст изображения. Для получения такого контраста можно воспользоваться защитным экраном, который уменьшает общую яркость изображения, устраняет блики, увеличивает общий контраст, при этом не подавляя темные участки текста.

Чтобы уменьшить напряжение глаз, необходимо учесть, что легче воспринимаются глазом темные знаки на светлом фоне. Глаз меньше утомляется, держится хорошая скорость и точность считывания при чтении желто-зеленых знаков на белом фоне. Были установлены оптимальные комбинации цвета знаков с цветом фона: синий на белом, зеленый на белом, черный на желтом, черный на белом.

Старайтесь не допускать длительной работы с текстом на мониторе, выполненным красными буквами на зеленом фоне, оранжевыми на белом, черными на пурпурном, оранжевыми на черном.

Положительно на работе глаз скажется, если вы будете соблюдать золотое правило – располагать монитор на расстоянии равном двум диагоналям вашего экрана. Угол наклона монитора должен быть таков, чтобы верхний край экрана находился на уровне ваших глаз.

Имея на рабочем столе работающий компьютер, мы получаем в своем рабочем кабинете электронное, электростатическое, рентгеновское и ультрафиолетовое излучение. Основным источником вредного воздействия на организм человека являются электромагнитные колебания низкой частоты, связанные с работой схем развертки электронного луча, они воздействуют на обмен веществ в организме, могут привести к патологическим изменениям в клетках мягких тканей.

Скапливающийся на экране монитора электростатический заряд вызывает деионизацию атмосферы, что приводит к вредному воздействию на центральную нервную систему. Результатом такого воздействия может быть не только угнетенное состояние или депрессия, но и гормональный дисбаланс.

Синий монитор экрана имеет частичное излучение в ультрафиолетовой области спектра. Это воздействие существенно при длительной работе с компьютером или заболеваниях сетчатки глаза.

Защитить себя от этих видов излучения возможно, если иметь защитный экран, имеющий сертификат качества НИИ эргономики или Шведского института защиты от излучения и соответствующий стандарту ТСО 95.

К сожалению, защитные свойства экрана вам помогут в том случае, если вы располагаетесь перед монитором. Незначительный сдвиг вправо или влево, в сторону, и вы оказываетесь в «кольцах смерти» монитора.

Влияния микроклимата и шумовых эффектов.

Рабочее место секретаря должно комплектоваться достаточным набором технических средств, канцелярских принадлежностей, средств организационной технике, отвечать требованиям эргономики.

Микроклимат влияет на функциональное состояние человека во время работы настолько широко, что его можно назвать одним из определяющих факторов работоспособности. Известно, что повышение или понижение температуры на 10 градусов снижает производительность труда почти на 15%. Отмечено и другое, понижение температуры на 3 - 4 градуса относительно комфортного повышает качество выполнения задач, связанных с вниманием и слежением.

Микроклимат характеризуется такими величинами как температура, относительная влажность и скорость воздуха. Температура и влажность являются величинами, зависящими как от времени года, суток, так и от погодных условий. Кроме того, источниками тепла в служебных помещениях может быть различное оборудование, потребляющее энергию, часть которой в виде тепла выделяется в окружающую среду, и сам человек, выделяющий в час до 1200 кдж. Наиболее комфортной для человека является температура 19 - 20 градусов. Учитывая сезонные и суточные колебания, температура в служебных помещениях не должна превышать 22 градуса - в жаркие дни, и не должна быть ниже 18 градусов в холодное время, независимо от количества людей находящихся в помещении.

В санитарных нормах по микроклимату в служебных помещениях определены требования к влажности и скорости воздуха. Эти физические величины согласно законам физики оказывают непосредственное влияние на теплообмен человеческого организма. Так, влажность холодного воздуха способствует интенсивной отдаче тепла организма, т.к. воздух, насыщенный влагой, обладает большей теплопроводностью, чем сухой. При высокой температуре воздуха и повышении влажности ограничивается выделение пота, а эта функция человеческого организма выполняет 25% работы при теплообмене.

Из приведенных в табл. 3 данных видно, что уровень температуры связан с влажностью воздуха. При более низких температурах допускается большая влажность, при высоких влажность воздуха должна быть ниже. В физиологическом плане большая влажность при высокой температуре оказывает гнетущее воздействие. Психологически при одной и той же температуре влажный воздух кажется жарким, сухой - холодным. Минимальная влажность не должна быть ниже 25 - 30%, нормальная - в пределах 40 - 60%.

Есть еще одна характеристика, на которую необходимо обратить внимание.
Это чистота воздуха.

При работе с бумажными носителями, а также в помещениях, где расположены средства оперативной полиграфии и высокочастотные устройства, воздух наполняется различными токсическими веществами и биологическими агентами (бактерии), которые проникают в организм человека и оказывают раздражающее действие на слизистые оболочки дыхательных путей, глаз, кожу.
Особенно опасно, когда токсичные вещества через дыхательные пути или поврежденную кожу попадают непосредственно в кровь, что вызывает нарушение деятельности всего организма или его систем.

Наиболее распространенным вредным фактором воздушной среды в современном офисе является озон. Озон выделяется средствами оргтехники, которые по технологическому процессу образовывают электрические заряды и ультрафиолет.

Другим наиболее распространенным видом загрязнения воздуха является пыль, в том числе и бумажная.

Воздействие пыли зависит от ее токсичности и концентрации в воздушной среде. На частичках пыли находятся споры, бактерии, грибки с потоком воздуха они разносятся внутри помещения.

Совсем недавно ученые открыли существование микроскопического пылевого клеща. Живет такой клещ в мягкой мебели, ковровых дорожках. Попадая на слизистую дыхательных путей, он вызывает чихание, на оболочку глаз слезовыделение, может вызвать, например, насморк и другие аллегригческие реакции. При постоянном попадании в легкие возникают специфические заболевания.

Вести борьбу с вредными микроскопическими веществами можно путем общегигиенических мероприятий: влажная уборка, проветривание, регулярная чистка пылесосом.

Необходимо сказать несколько слов о курении. От курения страдают не только легкие, но и глаза. Часто бывает, что некоторые некурящие предпочитают даже сменить работу, чем выносить постоянный чад. Против постоянного дыма от курения бессильна самая совершенная вентиляция. Поэтому курению в служебных помещениях и вообще в рабочем здании надо сказать решительное «нет».

В служебных помещениях необходимо добиваться кондиционирования воздуха, т.е. одновременного регулирования его температуры, влажности, чистоты и воздухообмена. Особенно оправданно кондиционирование в летние месяцы, а точнее во всех случаях, когда температура в помещении достигает 27 градусов и выше. Полное кондиционирование воздуха повышает производительность на
15%, одновременно значительно сокращаются простудные заболевания.

Еще одним правилом должно стать внимательное отношение к вновь приобретенным предметам (например мебели) и средствам труда, чтобы они не стали источником выделения токсических веществ в офисе. При покупке новой оргтехники обязательно загляните в паспорт, поинтересуйтесь у продавца, из каких материалов сделана техника, есть ли сертификаты качества на эти материалы, на сам предмет покупки, какие выделяются вещества во время технологического процесса.

Особый разговор - это предметы интерьера. Ни для кого не секрет, что мебель, обои, напольное покрытие может быть источником выделения токсических веществ. Согласно ст.4.14 «Гигиенических требований...» материалы, используемые для внутренней отделки интерьера помещения,

должны быть разрешены для применения органами Государственного санитарного надзора.

К более решительным мерам следует прибегать, если окна помещения выходят на автомобильную магистраль или находятся рядом с промышленными объектами. Известно, что автомобиль выбрасывает в атмосферу более 280 наименований токсических веществ.

Также к эргономическим факторам относится шум. Было бы большой ошибкой считать, что это незначительный фактор, характеризующий рабочее место. С достоверностью установлено вредное воздействие шума на функциональное состояние человека и в первую очередь на его нервную систему.

Под термином «шум» в эргономики подразумевается беспорядочное смешение звуков различной частоты и силы. Предельно допустимые уровни шума хорошо известны. Условно он разделен на пять уровней по характеру реакции организма человека. Принятая единица измерения шума - децибелы (дБ). До 10 дБ характерно для звуков тихо шумящего моря, леса. Для городского человека, живущего в условиях постоянного шума, такие звуки могут вызвать состояние монотонии, невозможности сосредоточенной работы, тяги ко сну. Ему необходим период привыкания к тишине.

Известно, что отсутствие обычного звукового оформления может стать источником депрессивного состояния.

Шумовой фон, до 60 дБ оказывает активирующее влияние на организм человека. Работа в таких условиях осуществляется более эффективно. Но уже фон, равный 60 дБ (а это примерно, шум, когда говорят одновременно 5 человек), приводит к изменениям физиологических реакций (изменение пульса, кровяного давления). При длительном воздействии шума в 80 - 100 дБ снижается эффективность поведения, затрудняется выполнение интеллектуальных операций. Могут произойти патологические изменения в сердечно-сосудистой системе. Шум в 140 дБ вызывает болевой порог, а при 160 дБ - шок, судороги, паралич.

Уровень шума для офисных помещений, установленный европейским союзом, равен 55 дБ. Согласно п.6.2 Гигиенических требований уровень шума не должен превышать 75 дБ.

Однако шум, издаваемый компьютером, принтером и факсом, находящийся в комнате без звукопоглощающих материалов, превышает 70 дБ. Поэтому не рекомендуют ставить всю оргтехнику на одном рабочем месте, также следует применять шумоизолирующие материалы.

Оборудование, уровни шума которого превышают предельно допустимые, должно выноситься за пределы помещения, где располагаются рабочие места.

Психофизиологические условия труда

Психофизиология выработала ряд правил и требований, которые необходимо соблюдать для обеспечения высокоэффективной деятельности и сохранения работоспособности сотрудников на длительный период.

1. В работу надо входить постепенно. Время, необходимое для вхождения в процесс труда, называется периодом врабатываемости. Это время формирования доминанты, обеспечивающей конкретный вид трудовой деятельности. Длительность периода врабатываемости различна в зависимости от состояния организма человека, переутомления, состояния санитарно- гигиенических условий труда, сложности выполняемой работы. Обычно он длится 15 - 20 минут, но может доходить и до 45 - 60 минут. Сокращение длительности врабатываемости добиваются организационными мерами: введением распорядка рабочего дня, упорядочивающего контакты с руководителем и другими служащими во времени, продумыванием порядка выполнения работы на предстоящий день.

2. Работу следует начинать с выполнения более простых ее элементов с постепенным переходом к более сложным.

3. Необходимо соблюдать размеренность и ритм в работе. Ритмичный труд более производителен и менее утомителен по сравнению с неритмичным.
Следовательно, организационные меры, обеспечивающие ритмизацию труда работников в течение рабочего дня, недели, месяца, - улучшение оперативного планирования, упорядочение информационного обслуживания во времени, разработка и введение распорядков рабочего дня - способствуют устранению помех, отвлечении и упорядочивают распределение различных работ по часам рабочего дня (дням недели), выделение, в частности, времени на выполнение наиболее творческой работы.

4. Надо обеспечить нормальное чередование труда и отдыха, а также форм деятельности. Это требование основано на учете закономерностей работы головного мозга: умственный процесс должен развертываться длительно. В силу сложившейся доминанты процесс мышления может продолжаться и во время перерывов и после окончания рабочего дня. В связи с этим большое значение для профилактики утомления имеет разработка рационального режима труда и отдыха.

Режим труда и отдыха предполагает установление общей величины внутрисменных перерывов на отдых, их распределение в течение рабочего дня, а также установление формы отдых - активной или пассивной.

Созданию благоприятной среды в служебных помещениях в определенной мере способствует ее эстетизация. Разработка практических мер по эстетизации должна быть не просто направлена на создание красивого интерьера, а предусматривать психологическое воздействие светоцветового климата, форм живой природы (озеленение), а также средств визуальной информации
(различного рода наглядные пособия, экспонаты, доски объявлений) на стимулирование работоспособности. В связи с этим эстетическое оформление служебных помещений надо поручать специалистам соответствующего профиля.

Помощь в осуществлении этой работы могут оказать методические материалы специальных организаций.

Список литературы

1. Жуков Л.И., Горшков В. В. Справочное пособие по труду
2. Гурьянов С. Х., Поляков И. А., Ремизов К. С. Справочник экономиста по труду
3. Служба НГС Управление ЮЗЖД
* Издержки - это затраты на приобретение и эксплуатацию технических средств, на привлечение и обучение дополнительного персонала.

Введение

Секретарь , помощник руководителя - это лицо компании. Часто именно по профессионализму и манерам этого сотрудника судят о компании в целом. Представляя компанию во внешней деловой среде, секретарь, помощник руководителя транслируют корпоративную культуру компании.

В конце 80-х - начале 90-х годов, с приходом «дикого капитализма» и появлением в нашей стране первых бизнесменов, происходит резкое «омоложение» профессии. Молодому руководителю, соответственно, требуется молодой секретарь. И вот появляется новый тип в профессии. Это красивая, молодая особа, пользующаяся, чаще всего, покровительством своего начальника, сопровождающая его на приемах и презентациях (т.к. владеет иностранными языками), хорошо знающая основы этикета. Она выполняет многие функциональные обязанности, подчас и не присущие данной профессии.

Эффективный, профессиональный секретарь с хорошими деловыми манерами может оказать значительную помощь своему руководителю и оптимизировать его профессиональную деятельность.

В задачи секретаря входит организационная, коммуникативная, сервисная и множество других функций. Эффективный секретарь должен уметь: передавать информацию внешним и внутренним клиентам, быть устойчивым к неопределенности, соблюдать деловой стиль, профилактировать стресс и др. Cовременный секретарь - «Это инициативный и рассудительный помощник шефа, обладающий всеми профессиональными навыками, необходимыми для офиса, принимающий решения в пределах своей компетенции и при необходимости берущий управление на себя. В наше время повышаются требования к секретарю в связи с изменениями информационного пространства общества.

Секретарь играет важную роль в эффективной работе руководителя и самой организации в целом.

За последние годы профессия секретаря претерпела существенные изменения. Если недавно секретаря принято было называть «лицом фирмы», то сегодня его уже можно сравнить с правой рукой руководителя, регулирующей различные производственные процессы. В нашей стране резко возрос спрос на квалифицированных секретарей. Это связано в первую очередь с возникновением большого количества структур.

Глава 1. Рабочее место секретаря

Секретарь

1.1. Приёмная офиса

Приемная офиса - это центр работы фирмы, ее сердце. Самый талантливый и умный руководитель не сможет справиться с работой, если плохо организована работа приемной. Главное же лицо в приемной - это секретарь. Все чаще должность секретаря даже объединяют с должностью офис-менеджера.

Приемная - это центр работы фирмы, ведь от того, как организована работа в приемной зависит эффективность работы руководителя.

Качество работы приемной напрямую связано с грамотной организацией внутрифирменного пространства в целом и пространства приемной в частности. От того, где расположена приемная, как она оснащена, каков дизайн ее интерьеров зависит и скорость решения вопросов и общее впечатление от фирмы у ее клиентов, заказчиков, партнеров по бизнесу.

Современный офис должен отвечать требованиям экономичности, что особенно важно при высоких ценах на офисную площадь, высокой технической оснащенности, органичного дизайна и безопасности с точки зрения как защиты информации, так и личной безопасности сотрудников фирмы. Именно потому вопросы организации офисного пространства сейчас волнуют всех думающих руководителей.

Тесный, темный, плохо оборудованный «предбанник» перед кабинетом руководителя сразу представит фирму в невыгодном свете перед возможными ценными клиентами.

Прежде всего, следует позаботиться о приемной, которая должна производить на пришедшего благоприятное впечатление, так как приемная - место первого контакта с фирмой (организацией, учреждением). Приемная должна быть достаточно просторной, с хорошо организованным интерьером, местами для ожидания, с необходимыми объявлениями и, если это возможно, изделиями, характеризующими направление деятельности фирмы.

Секретарь должен уметь встретить посетителей, быть любезным и приветливым, чтобы обеспечить эффективность встречи или сгладить трудные ситуации. От его приветливости, четкости и полноты ответов на вопросы складывается первое представление о фирме в целом.

Кроме того, в приемной чисто физически должно быть место для размещения соответствующего оборудования рабочего места секретаря, для документов текущего делопроизводства, справочно-информационной литературы, рекламных изданий, для необходимой конторской техники и, конечно, для посетителей фирмы.

Общая площадь приемной, где находится секретарь - референт, должна быть в пределах 12-16 кв. м. При выборе размеров площади необходимо учитывать следующие факторы :

1) подходы к мебели и оборудованию;

2) расстановку мебели и оборудования;

3) потребность - в отдельных случаях - особых условий;

4) возможность установки вспомогательного оборудования.

Организация рабочего места секретаря с учетом требований научной организации труда к его планировке и обслуживанию, а также с учетом требований и возможностей использования современной оргтехники, к его оборудованию и оснащению является необходимым условием достижения высокой эффективности, оперативности и качества труда, сохранения работоспособности в течение всего рабочего дня, обеспечения действительно полезного секретарского обслуживания.

Планировка и организация рабочего места

Основное требование, предъявляемое к рациональной планировке рабочего места - обеспечить экономию времени на поиск средств и предметов труда и сокращение физических усилий работника. Для этого необходимо соблюдать следующие правила:

ü на рабочей поверхности стола не должно быть ничего лишнего;

ü каждый предмет и средство труда должны иметь свое место, поскольку беспорядочное расположение их вызывает лишние движения и затраты времени. В зарубежной практике используется закон «свободного стола»: на столе может находиться лишь одна работа с необходимыми для нее документами и средствами труда, все остальное должно быть внутри стола;

ü канцелярские принадлежности (карандаши, ручки, скрепки и т.п.) следует хранить в ящике стола со специальными разделителями;

ü все средства коммуникационной техники (телефон и др.) надо располагать слева или на специальной подставке, чтобы можно было пользоваться ими левой рукой, оставляя правую свободной для работы;

ü документы, с которыми работает секретарь, помещаются в зоне, обеспечивающей их обзор, для обработанных документов целесообразно иметь специальные лотки или отделения в ящике;

ü документы и средства труда располагаются так, чтобы обеспечивалась наилучшая последовательность выполнения работы;

ü движения работника должны быть оптимальными, т.е. более короткими и экономными с позиций затрат времени и сил.

Рациональное планирование рабочего места предполагает установление удобных зон досягаемости для выполнения определенных операций.

Рабочее место секретаря является важной ячейкой организации трудового процесса в учреждении. Поскольку секретарь - «лицо учреждения», то и его рабочее место должно быть образцом правильной организации, показателем высокой культуры труда. Ведь от того, как выглядит рабочее место секретаря, нередко судят о работе всего учреждения.

Планировка рабочего места секретаря должна обеспечить максимальные удобства при выполнении возложенных на него обязанностей и в то же время отвечать требованиям экономии площади помещения:

ü рабочее место секретаря в приемной обычно располагается рядом с кабинетом руководителя, в центре комнаты, недалеко от дверей в кабинет и так, чтобы легко можно было видеть всех входящих;

ü в помещении приемной должны находиться только предметы, требующиеся секретарю и другим сотрудникам непосредственно в процессе работы;

ü мебель для посетителей должна находиться в зоне, хорошо просматриваемой секретарем, удобной для ее размещения.

Большую часть рабочего времени секретарь работает сидя, а это утомляет, поэтому он должен иметь возможность удобно вытянуть ноги, свободно вставать, менять позу для письма, работы на пишущей машине, чтения.

Рабочее место секретаря - это, прежде всего удобный и достаточно просторный рабочий стол. Специалисты рекомендуют использовать универсальный стол, за которым можно работать с документами, а также вести беседу с посетителями. Для этих целей лучше всего подойдет стол, который непосредственно перед сидящим человеком уже, чем по бокам. Такая конструкция позволяет иметь достаточно места на столе для размещения находящихся в работе документов и в то же время вести беседу с посетителями.

Специальное оборудование и необходимые средства оргтехники:

· средства составления и изготовления текстовых документов (компьютер, диктофон, принтер, сканер);

· средствами связи (телефон, радиотелефон, радио, факс, сетевая плата для локальной сети, средства оперативной диспетчерской связи, электронная почта)

· средства обработки бумажных документов (склеивающие и скрепляющие машины, конвертовскрывающее и резательное оборудование, адресовальное и штемпелевальное оборудование и т.д.)

· копировальные средства и аппараты

На рабочем месте также должны иметься необходимые канцелярские принадлежности: ручки, карандаши, маркеры, скотч, календарь-органайзер, бумага для распечатывания документов и бумага для записей, скрепки, наклейки, папки-файлы и папки пластиковые, степлер и т.д.

Его плоскость мысленно делят на два поля. В левом кроме текущей работы и связанных с ней документов располагают телефонное оборудование, настольную лампу, канцелярский прибор, лоток с входящими документами. На правом поле стола размещают лоток с исполненными документами и письменные принадлежности. Здесь же ставят лоток с документами, которые надо подшить в дело.

Все орудия трудa размещают на плоскости стола в пределах 160 х 160 см, что позволяет взять их рукой, не вставая. Каждому предмету выделяется определенное место, те или иные предметы располагаются

комплексно (например, ручки и блокноты для записи телефонных переговоров размещают рядом с телефонными аппаратами). Следует разделять канцелярские принадлежности, имеющие разное назначение.

Помимо рабочего стола, лучше использовать отдельный стол для персонального компьютера. Такие рабочие столы предполагают удобное размещение дисплея, клавиатуры и процессора, а также сканера, принтера, модема и др.

При этом стол для ПК лучше размещать таким образом, чтобы экран дисплея был развернут в противоположную от посетителей сторону. Это позволит защитить конфиденциальную информацию, которая может находится на экране дисплея в момент прихода неожиданного посетителя.

А теперь немного общих требований к организации и оборудованию рабочих мест с ПЭВМ.

конструкция рабочего стола должна обеспечивать оптимальное размещение на рабочей поверхности используемого оборудования с учетом его количества и конструктивных особенностей (размер ПЭВМ, клавиатуры и др.), характера выполняемой работы.

высота рабочей поверхности должна регулироваться в пределах 680 - 800 мм; при отсутствии такой возможности высота рабочей поверхности стола должна составлять 725 мм.

рабочий стол должен иметь пространство для подставки ног, которое составляет: высоту - не менее 500 мм, глубину на уровне колен - не менее 450 мм и на уровне вытянутых ног - не менее 650 мм.

конструкция рабочего стула (кресла) должна поддерживать рациональную рабочую позу при работе с ПЭВМ, позволяет изменять позу с целью снижения статистического напряжения мышц шейно-плечевой области и спины для предупреждения утомления.

рабочий стул (кресло) должен быть подъемно-поворотным и регулируемый по высоте и углам наклона сиденья и спинки, а также расстоянию спинки от переднего края сиденья.

поверхность сиденья, спинки и других элементов стула (кресла) должна быть полумягкой с нескользящим, не электризующимся и воздухопроницаемым покрытием, обеспечивающим легким очистку от загрязнений.

клавиатуру компьютера лучше всего располагать на расстоянии 10 - 15 мм от края стола, тогда запястье рук будут опираться на стол. Желательно приобрести специальную подкладку под запястье, которая, как утверждают медики, поможет избежать болезни костей.

для эффективного использования манипулятора типа «мышь» необходим специальный «коврик» - планшет. Коврик-планшет должен удовлетворять основным критериям: во-первых, хорошо держаться на поверхности стола, во-вторых, материал верхней поверхности планшета должен обеспечивать хорошее сцепление с шариком, но не затруднять движения мыши.

центр экрана монитора должен находиться примерно на уровне глаз, а расстояние между глазами и плоскостью экрана составлять не менее 40 - 50 см. Желательно, чтобы прямой солнечный свет не попадал на экран.

по отношению к сидящему за столом, окно, должно быть слева или спереди.

От яркого света следует защититься плотными шторами на окнах. Однако смотреть на экран монитора в полной темноте не рекомендуется, необходим дополнительный источник рассеянного света (можно включить люстру, настольную лампу).

Рабочий стол секретаря и стол для ПК лучше располагать ближе к естественным источникам освещения, т.к. секретарю приходится по роду своих обязанностей много работать с документами.

Кресло для работы секретаря должно по размерам соответствовать рабочему столу. Лучше всего использовать вертящееся кресло на колесиках, высоту которого можно регулировать. Это позволит секретарю быстро переключаться от работы с техникой к работе с документами или с посетителями, т.е. будет отвечать практическим задачам работы секретаря.

Тумбы для столов, включая и выкатные, имеют комплект взаимозаменяемых выдвижных ящиков. Секретарь должен умело использовать ящики своего рабочего стола, придав каждому из них определенные функции. Например, выделяются ящики для бумаги и канцелярских принадлежностей; рабочих документов-справочников, каталогов и др.; папок с текущими документами и завершенными работами; папок с контролируемыми материалами; личных вещей.

Все служебные документы в процессе работы должны лежать следующим образом: поступившие и необходимые постоянно - на рабочей плоскости стола; используемые периодически - в выдвижных ящиках стола, на рабочих плоскостях приставок и в шкафах. Каждое движение документа из стола или в стол должно быть проконтролировано; все отработанные документы должны находится на строго определенном месте; надо уметь по индексации определять, в каком ящике или папке находится нужный документ; все вкладываемые в папки документы необходимо сразу же индексировать в соответствии с планом их временного хранения.

Рабочая зона

Большое значение имеет рациональная организация рабочего места секретаря. Для этого вначале надо уточнить и выявить основные функции секретаря, информационные связи, распорядок рабочего дня, перечень материалов, которые должен он иметь. Затем выбрать мебель, инвентарь, технические средства, оргтехнику и канцелярские принадлежности.

Рациональный ее вариант предполагает размещение и предметов труда в пределах зон, наиболее удобных выполнения трудовых процессов. Их принято называть рабочими зонами.

Рабочая зона - пространство на стационарном рабочем места в горизонтальной или вертикальной плоскостях, в делах которых работник, не перемещаясь, может выполнять работу. Различают нормальную и максимальную

Нормальная рабочая зона в горизонтальной плоскости ограничивается воображаемой дугой, очерчиваемой концами пальцев правой и левой рук, согнутых в локтевом суставе при свободно опущенном плече. Такая зона

занимает около 1000 мм по фронту и 300 мм в глубину. Здесь располагаются наиболее часто используемые средства и предметы труда и выполняется основная работа.

Максимальная рабочая зона в горизонтальной плоскости ограничивается воображаемой дугой, очерчиваемой концами пальцев полностью вытянутой руки человека. В этой зоне (работник действует вытянутыми руками) располагаются средства труда, используемые реже. Взаимоперекрываемая при этом площадь (для двух рук) определяется около 1500 мм по фронту и 500 мм в глубину. Обычно габариты стола принимаются несколько большими, чем максимальная зона досягаемости.

В вертикальной плоскости различают пять зон: нижняя неудобная зона (до 750 мм от пола); нижняя менее удобная (от 751 до 925 мм); удобная (от 925 до 1675 мм); верхняя в удобная (от 1675 до 1925 мм); верхняя неудобная (от 1925 мм и выше).

Условия труда и отдыха работников секретариата. Важнейшим фактором обеспечения производительной и качественной работы секретаря-референта при сохранении здоровья являются соответствующие санитарно-гигиенические нормы условий труда. К санитарно - гигиеническим нормам и эстетическим составляющим рабочего места относятся: нормальное освещение, благоприятная окраска рабочего помещения, устранение шумов, вентиляция и температура воздуха, озеленения помещения, установление правильного режима труда и отдыха.

Основные санитарно - гигиенические нормы оговорены стандартами, приведенными в таблице (таблица 1).

Таблица 1 Санитарно-гигиенические нормы

Санитарно-гигиенические факторы	Нормативные показатели
Температура воздуха, ºС: летом зимой
Относительная влажность воздуха, %
Скорость движения воздуха, м/с, не более
Освещение рабочей поверхности, лк: люминесцентными лампами лампами накаливания
Уровень шума, дБ, не более
Коэффициент отражения стен, % не более

Важным условием благоприятного микроклимата на рабочем месте является оптимальное освещение. Так как большинство документационных операций связано с использованием зрения (чтения, письма, работы на компьютере), напряжение зрения вызывает напряжение всех мускулов тела человека и влечет общее утомление.

Приемная должна, по возможности иметь естественное освещение.

Свет должен падать на рабочие поверхности стола и средств оргтехники с левой стороны или спереди. При этом источник света следует располагать под углом более 30º от горизонтальной линии взора (рисунок 4).

Освещение рабочего места может быть общим (светильники установлены на потолке) или местным (настольная лампа).

Оптимальной температурный режим в помещении является предпосылкой хорошей работоспособности. Высокая температура в помещении вызывает сонливость, усталость, снижает работоспособность. В холодном помещении рассеивается внимание, что вредно для людей, занятых умственным трудом.

секретарь культура деловой командировка совещание

Борьба с шумом в помещении ведется путем звукоизоляции шумящего оборудования и рабочих мест. Для уменьшения шума непосредственно в его источнике можно положить войлочные или поролоновые подкладки, поставить глушители на телефонные аппараты, смазать двери, подклеить фланелью или аналогичным материалом ножки стульев. Для защиты от внешнего шума рекомендуется использовать беруши, которые снижают воспринимаемость внешних шумов на 50%.

Что касается цветового оформления приемной, то использование соответствующего цвета не только улучшает внешний вид служебного помещения, но и повышает производительность труда, сокращает утомляемость, оказывает на человека положительное психологическое влияние.

С помощью цвета можно также подчеркнуть или затушевать особенности приемной. Например, светлая окраска зрительно увеличивает маленькую комнату, темная - уменьшает. Используя различные цвета, можно зрительно разделить помещение на отдельные участки. Важным является использование цвета в качестве носителя информации. Например: секретарь использует цвет при раскладке документов в папке различных цветов, выделяет отдельную группу карточек в картотеке и так далее.

Рабочее место секретаря обычно располагается в приемной руководителя или фирмы. Интерьер и оборудование места секретаря играет большую роль в связи с тем, что секретарь и приемная офиса являются "визитной" карточкой учреждения, которая создает первое впечатление о фирме, её работниках, культуре труда в целом.

Рабочее место секретаря делится на три зоны:

основную, где располагается рабочий стол и необходимое техническое оборудование;

зону обслуживания посетителей;

вспомогательную, где находятся различные шкафы, сейф и другие принадлежности, используемые секретарем в меньшей степени.

Интерьер помещения необходимо тщательно продумать, потому что окружающие человека цвета оказывают огромное эмоциональное воздействие на его состояние. Сегодня фирма может воспользоваться услугами дизайнера. Главное в цветовом решении офиса - мягкие, без резких контрастов цвета. Если помещение находится на солнечной стороне, и в нем всегда жарко и душно, то его надо оформить в холодные светлые тона (голубой, светло серый и т.п.). Появится ощущение прохлады. Если же в комнату не заглядывает солнце, то обстановку лучше сделать в теплых тонах (розовый, бежевый и т.п.). Такие краски создадут ощущение света и тепла.

Следует продумать и озеленение. Живые растения являются не только красивым декоративным элементом, но они способствуют созданию благоприятного микроклимата в помещении, помогают сформировать соответствующий психологический настрой, успокоиться. Растения выделяют необходимый живым организмам кислород, увлажняют воздух, испаряя воду листьями.

Растения для помещений надо подбирать умело. Крупные растения хорошо разместить в большой приемной или зале на фоне свободной стены. Если помещение узкое и длинное, то крупные растения, установленные в дальнем углу, зрительно уменьшают длину комнаты. Отдельно стоящее крупное растение сразу привлекает внимание. Поэтому оно должно быть особенно тщательно подобрано и обладать хорошими декоративными качествами. Главное условие в размещении растений - чтобы они не мешали, не приходилось их обходить.

Выбору мебели необходимо уделить особое внимание. В состав рабочего места секретаря непосредственно входит письменный стол с различными приставками, вращающийся стул или кресло и стул для посетителя.

В зоне обслуживания посетителей располагаются пара-тройка стульев (кресел) и журнальный столик.

Во вспомогательной зоне ставят шкафы - как для хранения дел, так и платяной (если в организации нет централизованного гардероба), и сейф.

Габариты мебели должны соответствовать размерам помещения. Она не должна загромождать приемную. Мебельное производство в настоящее время очень хорошо развито, поэтому без труда можно сделать мебель на заказ, учитывая характеристики помещения и дизайнерский проект.

Рабочее место секретаря располагается рядом с входом в кабинет руководителя так, чтобы секретарь мог видеть входящих в приемную людей.

Большую часть рабочего времени секретарю приходится сидеть, поэтому он должен иметь возможность свободно встать, вытянуть ноги, поменять позу. Для удобства работы лучше чтобы стул был вращающимся, на колесиках - подъемно-переворотным. Такая конструкция позволяет регулировать кресло по высоте, обеспечивая удобную посадку.

Без оргтехники не возможно представить работу ни одного офисного служащего. Средства оргтехники сокращают трудозатраты, время на создание документов, хранение, обработку, передачу информации, выполняют большинство формально-логических и технических процедур. В набор оргтехники входят персональный компьютер с соответствующим программным обеспечением, принтер (для вывода информации на бумажный носитель), сканер (для ввода информации в компьютер с бумажных носителей), ксерокс (для выполнения множительных работ), факсимильный аппарат. Компьютер и принтер наиболее необходимая техника для работы, и она располагаются непосредственно на рабочем столе. Остальное оборудование, менее используемое, может располагаться на приставках в основной и вспомогательной зонах.

Обязательно на столе секретаря должен быть телефонный аппарат.д.ля поиска необходимой информации компьютер должен быть подключен к Internet.

На рабочем столе должны находиться те принадлежности, которыми секретарь пользуется чаще всего. Из документов на столе должны находиться входящие и требующиеся по работе, остальные должны быть разложены по папкам и убраны в ящики стола или в шкаф. Также на столе должна быть настольная лампа, ежедневник, бумага для заметок, настольный органайзер с различными канцелярскими принадлежностями. Всё, что требуется для постоянной работы должно располагаться в пределах вытянутой руки, чтобы можно было, не вставая взять предмет. Каждый предмет должен находиться на своем месте.