Регламент по проведению инвентаризации тмц. Правильный анализ товаров и запасов. Понятие инвентаризации и необходимость ее проведения

Организация 
30.12.2023

Все мы на работе сталкиваемся с огромным количеством предметов вокруг нас: инвентарь, оборудование, оргтехника, мебель, канцтовары, да мало ли что еще… Но как эти вещи правильно называются в бухгалтерии и что собой представляет это понятие? Итак, тема нашего сегодняшнего разговора: «ТМЦ: расшифровка, суть, методы и правила их оценки». Начали?

Что такое ТМЦ

ТМЦ - это т. е. активы организации, которые используются как сырье, материалы в процессе производства продукции, предназначенной для дальнейшей продажи, оказания услуг. Иными словами, все, что имеет предприятие, - это ТМЦ. Расшифровка, как видите, незамысловата. И так считают многие, пока не доходит дело до учета и оценки этих самых ценностей.

Согласно Федеральному Закону № 129-ФЗ и Положению ведения бухгалтерского учета в РФ, организации должны периодически проводить инвентаризацию. О том, что это за процедура, и пойдет речь далее. Итак…

Инвентаризация на предприятии: что это такое и зачем она нужна

Что значит ТМЦ, мы вкратце разобрались. А что такое инвентаризация? Это проверка реального наличия товарно-материальных ценностей на предприятии. Она проводится с целью контроля имущества и средств. Конечным результатом мероприятия является сопоставление фактического остатка материальных ценностей, указанных в инвентарной описи, с данными бухгалтерского учета в момент проведения переучета.

Возможно проведение полной инвентаризации или выборочной по решению руководства. Ниже рассмотрим основные правила инвентаризации ТМЦ.

Действуем в соответствии с законодательством

Для достоверного ведения бухгалтерского учета и отчетности организациям следует проводить инвентаризацию своего имущества, в процессе которой проверяют и документально подтверждают его состояние, оценку и наличие. Сроки проведения данного мероприятия и его порядок определяются руководством.

Бывают случаи, когда инвентаризация является обязательной:

  1. При передаче в аренду имущества, продаже, выкупе.
  2. Перед годовым отчетом.
  3. При смене ответственных лиц.
  4. При обнаружении недостачи, пожара, в других экстремальных ситуациях.
  5. В иных случаях, согласно законодательству РФ.

Найденные входе инвентаризации расхождения между фактическим количеством имущества и данными бухгалтерского учета будут отражаться на счетах в таком порядке:

  1. Излишки имущества приходуются, а определенная сумма записывается на финансовый результат предприятия.
  2. Недостачи в пределах нормы относят на естественные издержки производства. Все, что сверх норм, взыскивают с виновных лиц. Если же виновники не установлены или их вина не доказана, то недостачу относят на финансовый результат.

Причины инвентаризации ТМЦ

Перед проведением инвентаризации директор подписывает приказ по форме ИНВ-22. Он готовится, как правило, не позднее, чем за десять дней до предполагаемого события. В этом документе обязательно указываются и причины инвентаризации. Они могут быть разными:

  1. Контрольная проверка.
  2. Смена материально-ответственных лиц.
  3. Выявление фактов хищения.
  4. Передача имущества в продажу, аренду, выкуп.
  5. В случае чрезвычайных событий.

Виды инвентаризаций

  1. Полная. Она затрагивает все имущество и обязательства фирмы. Это очень трудоемкий процесс, проводимый один раз в год перед сдачей годового отчета.
  2. Частичная. Ее целью является анализ какого-то одного вида средств предприятия.
  3. Выборочная. Это разновидность частичной инвентаризации, которую проводят по испорченным и устаревшим.

Есть еще одна классификация. По видам хозяйственной деятельности различают плановую, неплановую и повторную инвентаризации. Плановые проводят периодически по графику. Внеплановые - это внезапные проверки. Ну а повторные проводятся в случаях необходимости, когда возникли проблемы с данными основной проверки, для уточнения каких-то позиций.

Этапы инвентаризации

Сам процесс инвентаризации состоит из нескольких этапов. Первый - подготовительный. Здесь все просто. Это подготовка ценностей к пересчету, а также подготовка всех документов, составление списков всех материально-ответственных лиц, определение методов и сроков проведения мероприятия.

Второй этап - собственно проверка реального наличия материальных ценностей и составление описей инвентаризации. Следует заметить, что акты и инвентаризационные описи составляются по типовым формам и являются первичными документами учета. Их можно написать от руки, а можно и распечатать. В любом случае они должны быть верно оформлены.

В описях указываются товарно-материальные ценности, их количество и стоимость. Ошибки, допущенные при составлении ведомостей, обязательно исправляют в обоих экземплярах. Неправильную запись зачеркивают одной линией, а над ней вписывают правильное значение. Все исправления согласуются между членами комиссии и материально-ответственными лицами. В нельзя оставлять незаполненные строки (если осталось место, ставятся прочерки). Ведомости подписывает все члены комиссии и материально-ответственные лица.

Если переучет производился из-за смены ответственных лиц, то акт в конце подписывает новое материально-ответственное лицо, подтверждая, что он принял ТМЦ.

Третий этап - очень важный - это анализ данных и сверка информации с тем, что значится в бухгалтерском учете. По сути, выявляется разница между фактическим наличием ценностей и данными учета. Потом руководство ищет причины расхождений, если таковые обнаружены.

Ну и четвертый этап - правильное оформление документации. Вот именно на этом этапе необходимо привести в четкое соответствие результаты инвентаризации с данными бухгалтерского учета. виновные в неверном учете, наказываются.

Вот так проводится инвентаризация ТМЦ. Расшифровка этого понятия и суть процедуры вам уже известны. Рассмотрели мы и этапы проведения столь нелюбимого многими (да практически всеми) мероприятия. А теперь давайте поговорим о том, что же следует относить к товарно-материальным ценностям на самом деле. Все ли имущество является ценным? Какие на сегодняшний день существуют методы оценки ТМЦ?

Методы оценки товарно-материальных запасов

Как уже упоминалось, ТМЦ (расшифровка дана в начале статьи) - это термин, который используют для определения материалов, находящихся в собственности предприятия. Также они могут предназначаться для продажи потребителю или использоваться при производстве собственной продукции.

Есть несколько наиболее распространенных методов их оценки:

  1. Поштучная оценка. Подсчитывается индивидуально каждая единица товара.
  2. Метод первого запаса, иначе именуемый как «Первый в запас - первый в производство» (метод ФИФО). Он основан на предположении, что те ТМЦ, которые дольше всех находятся в запасах, быстрее всего продаются или используются.
  3. Метод последнего запаса, второе название - «Последний в запас - первый в производство» (ЛИФО). Оценка основана на предположении, что товары, закупленные последними, продадутся первыми.
  4. Методика средней стоимости. В этом случае имеет место предположение, что все ТМЦ перемешиваются в случайной последовательности, и продажа происходит наугад.
  5. Методика скользящей средней. Здесь предполагается, что поток товаров случайно перемешивается при каждом новом и их продажа происходит точно так же случайно.

Комбинирование разных методов

Необходимо заметить, что для выгоды предприятия можно комбинировать всевозможные методы оценки ТМЦ. Если числятся однородные запасы с постоянными ценами, то можно пользоваться одним методом. На практике такие случаи бывают крайне редко. Ведь обычно материалы очень разные, потому пользуются разными методиками. Запасы условно объединяют в группы, и к каждой применяют свой метод. Вы сами решаете, какие варианты выбирать, главное, чтоб это было закреплено в учетной политике предприятия.

В нашей статье мы обсудили, как расшифровывается ТМЦ, какие существуют методы оценки имущества фирмы, что такое и зачем нужна инвентаризация товарно-материальных запасов и как она осуществляется. Все эти вопросы не так уж и сложны, правда, у новичка в сфере бухгалтерии могут возникать определенные проблемы. Однако и они с накоплением опыта решаются, главное - понимать, что следует относить к товарно-материальным ценностям, ведь это во многом облегчит их правильный учет.

Инвентаризация ТМЦ - порядок проведения и учет результатов по ней - актуальный вопрос для всех, кто работает с материальными ценностями. Любая деятельность невозможна без использования материальных объектов. Даже производство виртуальных «продуктов» требует наличия оргтехники, носителей информации и т. п., не говоря уже о более традиционных сферах бизнеса. Рассмотрим, как нужно проводить инвентаризацию имущества и отражать ее результаты в учете.

Понятие инвентаризации

В идеале все материальные ценности и обязательства компании по факту должны соответствовать данным бухучета. Для того чтобы максимально приблизиться к идеалу, и существует такой метод учета, как инвентаризация. Она представляет собой периодическое сопоставление фактических и учетных данных по имуществу и обязательствам компании.

Кроме проверки наличия объектов и обеспечения достоверности учета, инвентаризация преследует следующие цели:

  1. Анализ состояния имущества с точки зрения его рыночной стоимости и необходимости переоценки или списания.
  2. Проверка соблюдения условий эксплуатации основных средств и хранения других видов ТМЦ.
  3. Выявление просроченной задолженности и анализ причин ее возникновения.

Инвентаризация проводится не только по собственному имуществу и обязательствам, но и по арендованным объектам, а также по ценностям, принятым для переработки.

Когда необходимо проводить инвентаризацию?

Условия, при которых инвентаризация должна быть проведена в обязательном порядке, перечислены в п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н:

  • перед составлением годовой отчетности (кроме тех объектов, по которым уже проводилась проверка после 1 октября текущего года);
  • при любых видах отчуждения имущества, а также при его сдаче в аренду;
  • при замене МОЛ;
  • при выявлении фактов преступных посягательств на имущество;
  • после любых форс-мажорных ситуаций, которые могли привести к порче материальных ценностей (например, пожара);
  • при реорганизации или ликвидации компании.

Кроме установленных законом случаев, инвентаризация может проводиться и в других ситуациях, по решению руководства организации. Например, в рамках внутренней аудиторской проверки.

Регламент проведения инвентаризаций должен быть отражен в учетной политике.

Особенности проведения инвентаризации в отдельных случаях

В общем случае инвентаризация всех видов имущества и обязательств должна проводиться не реже одного раза в год. Однако из этого правила есть исключения, связанные с особенностями отдельных групп активов. Основные средства разрешается проверять один раз в три года, библиотечные фонды — один раз в пять лет.

В части основных средств (ОС) это можно объяснить тем, что по данной группе активов количество единиц и их «изменчивость», как правило, минимальны по сравнению с другими категориями имущества. Что же касается библиотек, то предусмотренное законом послабление, видимо, связано с большой трудоемкостью пересчета книжных фондов.

Кроме того, в районах Крайнего Севера товары и материалы можно проверять не при наступлении одного из событий, перечисленных выше, а в период их минимальных остатков. Это связано с особенностями поставки ТМЦ в труднодоступные северные районы, которая производится, главным образом в летний период (так называемый Северный завоз).

Приказ об инвентаризации материальных ценностей

Как и любая операция в бухучете, инвентаризация сопровождается составлением подтверждающих документов. В первую очередь, чтобы можно был начать процедуру, оформляется соответствующий приказ.

Данный документ можно составить по унифицированной форме ИНВ-22, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88. Это постановление утверждает не только образец приказа на инвентаризацию ТМЦ, но и формы всех других необходимых документов, связанных с проведением инвентаризации, которые будут рассмотрены ниже (акты, описи и т. п.).

Хотя экономические субъекты имеют право самостоятельно разрабатывать первичные документы, на практике большинство бизнесменов при проведении инвентаризации пользуются формами, разработанными Госкомстатом. Поэтому далее в качестве примеров будем рассматривать именно их.

Образец приказа по инвентаризации материальных ценностей содержит всю информацию, необходимую для ее проведения:

  • проверяемое имущество;
  • местонахождения проверяемых объектов;
  • основание для проведения;
  • сведения о комиссии;
  • период проведения и дату завершения инвентаризации.

Образец приказа по инвентаризации товарно-материальных ценностей можно скачать .

Порядок проведения инвентаризации

Общий порядок проведения инвентаризации изложен в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49.

Первый этап проведения инвентаризации был описан в предыдущем разделе. Это принятие решения о проведении и издание соответствующего приказа, определяющего ее параметры (см. образец приказа о проведении инвентаризации имущества).

Затем нужно зафиксировать остатки имущества и обязательств по данным учета на момент начала проверки. Материально ответственные лица (МОЛ) должны дать расписку о том, что все поступившие и выбывшие ТМЦ на момент начала проверки оприходованы и списаны, а документы сданы в бухгалтерию.

Во время инвентаризации не должны производиться никакие операции с проверяемыми объектами.

Итоги инвентаризации оформляются документально, все выявленные отклонения отражаются в бухгалтерском учете. Подробно оформление и учет результатов инвентаризации рассмотрим в следующих разделах.

Акт, образец сличительной ведомости и другие итоговые документы при инвентаризации товарно-материальных ценностей

Формат оформления результатов инвентаризации зависит от категории актива. Это может быть акт инвентаризации или инвентаризационная опись. Опись составляется при инвентаризации объектов, наличие которых можно проверить физически, — основных средств и других ТМЦ. Если проверяемый объект не находится на территории предприятия или вообще не имеет физической формы и контролируется на основании документов, то составляется акт. Это относится, например, к расчетам с контрагентами, отгруженным товарам, расходам будущих периодов и т. п.

Независимо от вида объектов, итоговый документ будет содержать следующую информацию:

  1. Сведения об организации.
  2. Дата инвентаризации.
  3. Категория объектов.
  4. Место нахождения (для ОС и ТМЦ).
  5. Перечень объектов с указанием их характеристик, количества и стоимости (оценки).
  6. Сопоставление фактических и учетных данных по объектам.

Образец акта результатов инвентаризации отгруженных товарно-материальных ценностей можно скачать .

Не знаете свои права?

Если по результатам инвентаризации ОС или ТМЦ обнаружены отклонения от данных учета, то заполняется дополнительный документ — сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (ИНВ-19) или ОС (ИНВ-18).

Образец сличительной ведомости результатов инвентаризации ТМЦ можно скачать .

Укрупненно все результаты инвентаризаций за год отражаются в форме ИНВ-26 «Ведомость результатов, выявленных инвентаризацией». Эта форма содержит данные о выявленных отклонениях и их отражении в учете по группам активов.

Отражение в учете результатов инвентаризации ОС и других ТМЦ

Основная цель инвентаризации — обеспечение достоверности бухгалтерской отчетности. Поэтому при обнаружении отклонений их следует отразить в учете. Для ОС и других ТМЦ вариантов здесь может быть три — излишек, недостача или пересортица (ее можно считать комбинацией излишков и недостач).

Излишек относится на прочие доходы в корреспонденции с соответствующим счетом, в зависимости от вида актива. Оприходование излишков производят по рыночным ценам:

Дт 08, 10, 41, 43, 50 Кт 91.1.

Выявленная недостача сначала отражается по дебету сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Далее возможны несколько вариантов ее списания.

Дт 20, 23, 44 Кт 94.

Если размер нормы не установлены или недостача превышает их, то следует выявить виновное лицо. Если виновник — сотрудник компании, то сумма недостачи списывается за его счет:

  • Дт 73 Кт 94 — сумма недостачи отнесена на расчеты с виновным лицом;
  • Дт 70 Кт 73 — недостача удержана из заработной платы;
  • Дт 50 Кт 73 — сумма недостачи добровольно внесена в кассу компании.

При взыскании с виновного лица следует учитывать положения ст. 241-243 ТК РФ. Если виновное лицо не является материально ответственным, в общем случае взыскать сумму недостачи можно только в пределах среднего месячного заработка. Взыскание полной суммы с виновника, не являющегося МОЛ, допускается только в особых случаях, например, если ущерб явился результатом противоправных действий или был причинен в состоянии опьянения.

Если выявленная недостача больше суммы, возможной для взыскания, оставшаяся сумма недостачи списывается на убытки. Аналогичная операция производится, если виновник не установлен:

Дт 91.2 Кт 94.

Особенности учета пересортицы

Иногда при проведении инвентаризации выявляется так называемая пересортица, т. е. ситуация, когда имеют место излишки по одним видам ТМЦ и недостача по другим.

По решению руководителя компании излишки могут быть зачтены как уменьшение недостачи, если они обнаружены у одного и того же МОЛ по одной товарной группе. В этом случае ответственное лицо должно дать подробные объяснения причин пересортицы.

Если после зачета пересортицы остались «незакрытые» недостачи или излишки, они учитываются на общих основаниях, как описано выше.

Отражение результатов инвентаризации расчетов

Отклонения могут быть выявлены не только по материальной части активов, но и по расчетам с контрагентами. В этом случае возможны два варианта: некорректное отражение суммы взаимной задолженности или пропуск срока списания просроченных долгов.

Некорректное отражение долга может возникнуть, например, из-за технических ошибок при занесении приходных документов в информационную базу. Выявляется оно, как правило, при сверке расчетов. В этом случае делается корректирующая проводка, аналогичная обычной операции оприходования ТМЦ. Например, если товар был ошибочно оприходован на меньшую сумму:

Дт 41 Кт 60 — на сумму выявленной разницы между данными учета и первичных документов.

Также в ходе инвентаризации расчетов может быть выявлена задолженность, подлежащая списанию вследствие истечения срока исковой давности.

Дебиторская задолженность может быть списана за счет резерва:

Дт 63 Кт 62 (60, 76…).

Если резерв не создавался или его суммы недостаточно, то остаток задолженности списывается на убытки:

Дт 91.2 Кт 62 (60, 76...).

Сумма задолженности должна в течение пяти лет после списания учитываться на забалансовом счете 007.

Просроченная кредиторская задолженность относится на прочие доходы организации:

Дт 60 (62, 76…) Кт 91.1.

Во всех случаях выявления просроченной задолженности нужно проанализировать причины ее появления и получить объяснения ответственных лиц.

***

Инвентаризация имущества и обязательств — один из методов бухучета, позволяющих обеспечить его достоверность. Она заключается в сравнении фактического наличия объектов учета с бухгалтерскими данными. Результаты инвентаризации оформляются документально. В случае обнаружения отклонений их суммы отражаются в учете.

Инвентаризация товарно-материальных ценностей представляет собой наиболее трудоемкий процесс. Это связано, прежде всего, с большими объемами и разнообразной номенклатурой материальных ценностей, а также недостатками в обеспечении контроля их сохранности.

Порядок инвентаризации товарно-материальных ценностей рассмотрим на примере инвентаризации товаров. Наличие товаров на складах и в розничной торговле периодически проверяется посредством инвентаризации. Важно помнить, что инвентаризация является основным средством контроля при приемке-передаче материальных ценностей.

Осуществляя инвентаризацию товаров, нужно, с одной стороны, сличить их количество в натуре с данными аналитического и синтетического учета по счету 41 "Товары" и забалансовых счетов, а с другой стороны - подтвердить правильность оценки товаров.

Обратите внимание!

В процессе проведения инвентаризации товаров необходимо руководствоваться, помимо общих нормативных документов по организации учета и инвентаризации, также и специальными нормативными документами, отражающими особенности сферы торговли, в частности:

Постановлением Совета Министров СССР от 10 февраля 1948 года №248 "О взыскании ущерба, причиненного лицами, виновными в хищении и недостаче продовольственных и промышленных товаров";

Положением о материальной ответственности рабочих и служащих за ущерб, причиненный предприятию, учреждению, организации, утвержденным Указом Президиума Верховного Совета СССР от 13 июля 1976 года №4204-IX;

Приказом Минторга СССР от 28 июня 1983 года №140 "Указания о порядке работы в системе Министерства торговли СССР по возмещению ущерба от хищений, растрат, недостач и потерь товарно-материальных ценностей, ответственности руководителей и должностных лиц предприятий и организаций государственной торговли за состояние этой работы и координацию ее правоохранительными органами";

Инструкцией Минфина СССР от 14 января 1967 года №17 "О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности";

Приказом Минторга СССР от 2 апреля 1987 года №88 "Об утверждении норм естественной убыли продовольственных товаров в торговле и инструкций по их применению" и другими.

Материально-ответственные лица осуществляющие приемку, хранение и отпуск товаров, несут полную материальную ответственность за вверенные им ценности на основании заключенных с ними договоров о полной материальной ответственности.

Инвентаризация товаров проводится по местам хранения и по материально-ответственным лицам. В процессе инвентаризации уточняются остатки товаров, числящихся на счетах, на дату представления последнего товарного отчета.

Одновременно с фактической проверкой товаров в натуре, проверяется состояние и ведение складского хозяйства. А так же проверяется правильность организации хранения и размещения товаров, при этом имеется в виду разнообразие физико-химических свойств многих товаров, например:

  • скоропортящиеся (продукты полеводства, садоводства, огородничества, животноводства, птицеводства и другие);
  • легко воспринимающие влагу (соль, сахар и другие);
  • легко воспринимающие посторонние запахи (чай, сахар, мука, крупа и другие);
  • обладающие специфическими запахами (рыба, табак и другие);
  • убывающие в весе (овощи, бахчевые, мясные и другие);
  • легковоспламеняющиеся и другие
Инвентаризация товаров, как правило, должна производиться в порядке расположения ценностей в данном помещении. Нельзя допускать во время инвентаризации беспорядочного перехода от одного товара к другому.

При хранении товаров в разных изолированных помещениях у одного материально-ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам их хранения. После проверки материальных ценностей вход в помещение пломбируется, и комиссия переходит для работы в следующее помещение.

На складах товарно-материальные ценности должны быть размещены материально-ответственными лицами в порядке, предусмотренном планом-картой, рассортированы и уложены по наименованиям, сортам, маркам, размерам. В местах хранения каждого вида ценностей должен быть вывешен товарный ярлык по типовой форме ТОРГ-11, содержащий все данные, подлежащие занесению в инвентаризационную опись, в частности:

  • цена,
  • сорт,
  • марку,
  • мерность,
  • класс,
  • другие признаки, определяющие цену.
Не допускается нахождение одних и тех же товарно-материальных ценностей у разных материально-ответственных лиц, за исключением отдельных организаций.

К таким организациям относятся, например, лесоторговые организации, где одни и те же товары могут одновременно находиться на складе и в магазине. В этих случаях инвентаризация товаров проводится одновременно на складе и в магазине, расположенных на одной территории.

Председатель рабочей инвентаризационной комиссии или по его поручению члены комиссии в присутствии заведующего складом и других материально-ответственных лиц проверяют фактическое наличие товаров путем обязательного их пересчета, перевешивания или перемеривания.

В процессе инвентаризации составляется инвентаризационная опись фактического наличия ценностей по форме ИНВ-3.
Определение веса (или объема) навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов, о чем делается соответствующая пометка в инвентаризационной описи типовой формы ИНВ-3. При инвентаризации большого количества весовых товаров ведомости отвесов ведут раздельно: одну ведет один из членов инвентаризационной комиссии, а другую - материально-ответственное лицо. В конце рабочего дня (или по окончании перевески) данные этих ведомостей сличают, и выверенный итог заносят в опись. Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагают к инвентаризационной описи.

Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей по форме ИНВ-3 применяется для отражения данных фактического наличия товарно-материальных ценностей в местах хранения и на всех этапах их движения в организации. Инвентаризационная опись составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами комиссии на основании пересчета, взвешивания, перемеривания товарно-материальных ценностей отдельно по каждому месту нахождения и материально-ответственному лицу или группе лиц, на ответственном хранении которых находятся ценности. Инвентаризационные описи могут быть заполнены, как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом. Описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток. Товары заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых реквизитов (артикула, сорта и другое). Наименования проверяемых товаров, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.

Один экземпляр описи передается в бухгалтерию для составления сличительной ведомости, второй - остается у материально-ответственного лица.

Выявленные при инвентаризации расхождения (излишки или недостачи) оформляются составлением сличительных ведомостей по форме ИНВ-19 и соответствующими учетными записями. На товары, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, полученные для переработки), бухгалтер составляет отдельные сличительные ведомости в двух экземплярах, один из которых хранится в бухгалтерии, второй - передается материально ответственному лицу.

На складах и базах нецелесообразно перевешивать или пересчитывать те или иные товары, находящиеся в неповрежденной упаковке поставщиков, допускается внесение в описи данных об этих товарах по спецификации или маркировке, имеющейся на таре. При этом рабочая инвентаризационная комиссия обязательно проводит выборочную проверку части указанных ценностей в натуре, делая об этом соответствующую отметку (оговорку) в инвентаризационной описи, за исключением тех товаров, которые при распаковке могут подвергнуться порче, либо если распаковка приведет к понижению качества товаров. Выборочная проверка проводится по усмотрению комиссии.

Если выборочной проверкой будут установлены расхождения между фактическим наличием и данными, показанными в спецификациях или маркировке поставщиков, инвентаризационная комиссия обязана провести полную проверку фактического наличия ценностей.

Категорически запрещается вносить в инвентаризационные описи данные об остатках товаров со слов материально-ответственных лиц или по данным учета без проверки их фактического наличия.

Если фактически наличествующие товарно-материальные ценности взвешены, обмерены или подсчитаны комиссией за один прием, то установленное таким путем количество имеющихся ценностей записывается комиссией в инвентаризационную опись.

Когда товарно-материальные ценности взвешиваются, обмериваются или подсчитываются в несколько приемов (отвесов, обмеров, подсчетов), то есть когда данные о фактическом наличии не представляется возможным записать сразу в инвентаризационную опись, рабочая инвентаризационная комиссия записывает эти данные в инвентаризационный ярлык (форма ИНВ-2). Ярлык заполняется в одном экземпляре ответственными лицами инвентаризационной комиссии и хранится вместе с пересчитанными товарно-материальными ценностями по месту их нахождения. Данные формы ИНВ-2 используются для заполнения инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей (форма ИНВ-3).

Товарно-материальные ценности, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально-ответственными лицами в установленном порядке в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются по товарному отчету после инвентаризации. Эти товарно-материальные ценности заносятся в отдельную инвентаризационную опись под наименованием "Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации". В описи указываются дата и номер приходного документа, когда и от кого поступили ценности, их наименование, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе за подписью председателя комиссии делается отметка "После инвентаризации" со ссылкой на дату описи, в которую записаны эти ценности.

Инвентаризации подлежат также товары, которые еще не отгружены потребителям, но подготовлены к отправке согласно выписанным товарно-транспортным накладным и переданы для комплектования из секции хранения в секцию выдачи товаров.

Инвентаризация товаров, отгруженных, но не оплаченных в срок покупателями, находящихся на складах других организаций, заключается в проверке обоснованности числящихся сумм на соответствующих счетах бухгалтерского учета.

На счетах учета товарно-материальных ценностей, не находящихся в момент инвентаризации под отчетом у материально-ответственных лиц (товары в пути, товары отгруженные и другие), могут оставаться только суммы, подтвержденные надлежаще оформленными документами:

  • по находящимся в пути товарам - расчетными документами поставщиков или другими их заменяющими документами;
  • по отгруженным товарам - копиями предъявленных покупателем документов (платежных поручений, векселей и так далее), по просроченным оплатой документам - с обязательным подтверждением учреждением банка;
  • по товарам, находящимся на складах сторонних организаций, - сохранными расписками, переоформленными на дату, близкую к дате проведения инвентаризации.
Предварительно должна быть произведена сверка этих счетов с другими корреспондирующими счетами. Например, по счету "Товары отгруженные" следует установить, не числятся ли на нем суммы, почему-либо отраженные на других счетах (счет 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" и так далее), или суммы за материалы и товары, фактически оплаченные и полученные, но числящиеся в пути. Инвентаризационные акты составляются отдельно на товарно-материальные ценности, находящиеся в пути, отгруженные, не оплаченные в срок покупателями и находящиеся на складах других организаций. В актах инвентаризации товарно-материальных ценностей, находящихся в пути (форма ИНВ-6), по каждой отдельной отправке приводятся следующие данные: наименование, количество и стоимость, дата отгрузки, перечень и номера документов, на основании которых эти ценности учтены на счетах бухгалтерского учета.

На товарно-материальные ценности отгруженные, срок оплаты которых не наступил, и на отгруженные, но не оплаченные в срок покупателями, составляются отдельные акты по форме ИНВ-4. В графе "Примечание" на товарно-материальные ценности отгруженные, но не оплаченные в срок покупателями, по каждой отдельной отгрузке приводится наименование покупателя. Акт составляется в двух экземплярах ответственными лицами инвентаризационной комиссии, подписывается ими - один экземпляр передается в бухгалтерию, второй - остается у материально-ответственного лица.

В случае перехода права собственности на отгруженные товарно-материальные ценности в особом порядке (при использовании балансового счета "Товары отгруженные"), данные для заполнения графы 13 акта по форме ИНВ-4 пересчитываются в договорные, контрактные цены.

При инвентаризации товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение, составляется инвентаризационная опись по форме ИНВ-5, записи в которую производятся ответственными лицами инвентаризационной комиссии на основании проверки и пересчета в натуре. Опись составляется в двух экземплярах.

Товарно-материальные ценности, хранящиеся на складах других организаций, заносятся в описи на основании документов, подтверждающих сдачу этих ценностей на ответственное хранение. В описях на эти ценности указываются их наименование, количество, сорт, стоимость (по данным учета), дата принятия груза на ответственное хранение, место хранения, номера и даты документов.

В описях на товарно-материальные ценности, переданные в переработку другой организации, указываются наименование перерабатывающей организации, наименование ценностей, количество, фактическая стоимость по данным учета, дата передачи ценностей в переработку, номера и даты документов.

Регулирование выявленных в результате инвентаризации расхождений фактического наличия товаров с данными бухгалтерского учета осуществляется в соответствии с нормами Положения по ведению бухгалтерского учета. При этом необходимо иметь в виду, что убыль товаров в пределах норм, утвержденных в установленном законодательством порядке, списывается по распоряжению руководителя организации на издержки обращения. Нормы убыли могут применяться лишь в случаях выявления фактических недостач.

Убыль товаров в пределах установленных норм определяется после зачета недостач товаров излишками по пересортице. Если после зачета по пересортице, проведенного в установленном порядке, все же осталась недостача товаров, нормы естественной убыли должны применяться только по тому наименованию товаров, по которому установлена недостача. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм.

Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах. О допущенной пересортице материально-ответственные лица представляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии. Если при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, эта разница в стоимости относится на виновных лиц.

Инвентаризация в розничной торговле проводится в сроки, установленные руководителем торговой организации, но не реже двух раз в год. Инвентаризация товаров, тары и денежных средств в розничной торговле должна проводиться внезапно. Запрещается доводить до сведения работников организации срок намеченной инвентаризации прежде, чем в организацию придет рабочая инвентаризационная комиссия.

Перед началом инвентаризации необходимо закрыть помещение торговой организации и прекратить операции с товарно-материальными ценностями и денежными средствами.

Одновременно с проведением инвентаризации в магазине она осуществляется и в прикрепленных к нему киосках, павильонах, палатках и прочем. Если магазин имеет склады и секции, филиалы с раздельной материальной ответственностью, то инвентаризацию в них можно проводить отдельно, без закрытия всего магазина.

Перед началом инвентаризации рабочая инвентаризационная комиссия обязана:

  1. опломбировать (опечатать) подсобные помещения, подвалы и другие места хранения ценностей, имеющие отдельные и дополнительные входы и выходы;
  2. проверить оснащенность магазина охранными системами, системами видеонаблюдения, убедиться в исправности их работы (при продаже товаров методом самообслуживания и с открытой выкладкой);
  3. убедиться в исправности работы антенных контуров (устройств на выходе из секций самообслуживания, сигнализирующих о том, что покупатель выносит неоплаченный товар); а также в наличии самоклеящихся этикеток и бирок с резонаторами на товарах (при продаже товаров методом самообслуживания и с открытой выкладкой);
  4. снять остатки наличия денежных средств в кассе, установить выручку текущего дня;
  5. получить последние кассовые и товарные отчеты с выведенными в них на момент инвентаризации остатками ценностей;
  6. проверить правильность всех весоизмерительных приборов;
  7. получить у материально-ответственных лиц расписку о том, что к началу инвентаризации все приходные и расходные документы включены в отчет и сданы в бухгалтерию.
Комиссия начинает инвентаризацию с подсобных помещений магазина. В это время в торговом зале члены бригады материально-ответственных лиц подбирают и группируют товары по наименованиям, сортам, артикулам, размерам и ценам в порядке, удобном для пересчета, перемеривания. Подготовка товаров к пересчету и перевешиванию производится в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Все товары должны быть сгруппированы, рассортированы и уложены в определенном порядке, удобном для подсчета их количества. Товары, хранящиеся в штабелях, следует располагать так, чтобы к ним был доступ для проверки содержимого в каждом затаренном месте. Нераспакованные товары, находящиеся в таре, распаковывают и проверяют как по количеству, так и по качеству. Запрещается ограничиваться подсчетом количества мест (коробок, мешков, бочек, ящиков и так далее.) без тщательной проверки их содержимого. Затаренный товар не подлежит распаковке и проверяется на выборку в случаях, когда распаковка товаров, находящихся в неповрежденной таре поставщика, может вызвать понижение его качества. В этом случае количество и качество нераспакованных товаров определяют по трафарету (по массе брутто) на таре с выборочной проверкой ряда товарных мест.

При инвентаризации штучных товаров может применяться следующий порядок подсчета наличных товаров, позволяющий ускорить эту работу. Работники торговой организации подбирают одноименные товары в порядке, удобном для их проверки, подсчитывают их количество и заполняют на каждый отдельный товар товарный ярлык, в котором указывают наименование товара, артикул (номер по прейскуранту), сорт, количество, розничную цену и другие признаки товара, определяющие его продажную стоимость.

Товары, имеющие отходы при их подготовке к продаже (колбасные изделия, мясокопчености, битая птица и другое), записываются в инвентаризационную опись с пометкой "Очищенные" или "Неочищенные". Массу неочищенных товаров указывают в графе "Масса брутто", а очищенных (за минусом отходов по установленным нормам) - в графе "Масса нетто".

Отдельными описями оформляют выявленные при инвентаризации неходовые и залежалые товары, а также тару. Бой, брак, порчу актируют в обычном порядке. Предварительный результат инвентаризации определяют на месте сразу же после ее окончания, сопоставив остатки товаров и тары по товарному отчету с инвентаризационной описью. При выявлении больших расхождений комиссия обязана взять письменное объяснение с материально-ответственных лиц, опломбировать магазин и сообщить об этом руководителю торговой организации.

Окончательные результаты инвентаризации определяются в бухгалтерии и оформляются сличительной ведомостью результатов инвентаризации товаров, тары и денежных средств в торговле.

После оформления всех необходимых документов бухгалтер должен отразить результаты инвентаризации в учете. Это делается в том месяце, в котором инвентаризация была закончена.

По результатам инвентаризации составляются бухгалтерские проводки, например, оприходование излишков товаров относится в доход предприятия:

Дебет 41 "Товары"
Кредит 91-1 "Прочие доходы".
Недостача товаров отражается записью:
Дебет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"
Кредит 41 "Товары".

УЧЕТ ПЕРЕСОРТИЦЫ ТОВАРОВ.

Довольно часто в организациях, имеющих широкий ассортимент товаров, встречается ситуация, когда в результате инвентаризации выявляется так называемая пересортица товаров.

Пересортица - это появление излишков одного сорта и недостачи другого сорта товаров одного и того же наименования. Причинами возникновения пересортицы могут быть:

  • отсутствие порядка приемки и хранения товаров на складе, а также порядка документооборота;
  • недостаточный внутренний контроль движения товаров;
  • халатное отношение материально ответственных лиц к своим обязанностям и тому подобное.
Согласно пункту 5.3. Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 13 июня 1995 года №49 "Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств", может быть допущен взаимный зачет излишков и недостач, образовавшихся в результате пересортицы.

Однако такой зачет может быть возможен только при соблюдении следующих условий:

  • выявленные излишки и недостача, образовались за один и тот же проверяемый период;
  • излишки и недостача выявлены у одного и того же материально ответственного лица;
  • в отношении товаров одного и того же наименования и равного количества.
Обратите внимание , проводить взаимный зачет недостач и излишков по товарам разных наименований, даже однородных не допустимо.
При выявлении пересортицы, материально ответственные лица должны представить подробные объяснения инвентаризационной комиссии по этому факту.

Решение о взаимном зачете излишков и недостач в результате пересортицы принимает руководитель предприятия.
В бухгалтерском учете пересортица отражается следующими проводками:

Если при зачете пересортицы сумма недостачи превышает стоимость излишков, то эта разница в стоимости относится на виновное лицо.

Если виновник пересортицы не установлен, то в этом случае суммовые разницы рассматриваются как недостачи сверх норм и списываются в организациях торговли на издержки обращения.

Дебет 44 "Расходы на продажу"
Кредит 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"

В налоговом учете на основании подпункта 5 пункта 2 статьи 265 Налогового кодекса Российской Федерации (далее НК РФ):
Для целей налогообложения расходы в виде недостачи материальных ценностей в производстве и на складах, на предприятиях торговли в случае отсутствия виновных лиц, а также убытки от хищений, виновники которых не установлены, принимаются в соответствии с подпунктом 5 пункта 2 статьи 256 НК РФ, в составе внереализационных средств, не связанных непосредственно с производством и реализацией.

В данных случаях факт отсутствия виновных лиц должен быть документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти.

При этом в учете, суммы превышения недостачи над излишками списываются на финансовые результаты, и делается следующая проводка:
Дебет 91 субсчет "Прочие расходы"
Кредит 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

Пример 1. Торговое предприятия ООО "Урожай" провело инвентаризацию остатков товаров по состоянию на 1 марта.
В ходе инвентаризации было установлено:
излишки пшеничной муки первого сорта - 50 кг по покупной цене 8 рублей;
недостача пшеничной муки высшего сорта - 50 кг по покупной цене 12 рублей;
Вся мука оплачена поставщику, поэтому НДС по ней ранее был отнесен на возмещение бюджету.
Виновных в пересортице нет, об этом имеется решение суда.
Недостача 50 кг муки высшего сорта была зачтена излишками 50 кг муки первого сорта.
Стоимость излишков муки первого сорта составила: 50 кг х 8 рублей = 400 рублей.
Сумма недостачи муки высшего сорта равна: 50 кг х 12 рублей = 600 рублей.

Значит, при зачете пересортицы образовалось превышение суммы недостачи над суммой излишков - 200 рублей (600 рублей - 400 рублей).
В учете ООО "Урожай" должны быть сделаны следующие проводки:

Окончание примера.

После проведения зачета по пересортице вновь определяются недостача и излишки товаров.
Пример 2. Несколько изменим условия примера 1.
В результате инвентаризации на складе ООО "Урожай" была выявлена недостача 50 кг муки высшего сорта по цене 12 рублей за кг на общую сумму 600 рублей и излишек муки первого сорта 100 кг по цене 8 рублей за кг.

Руководитель ООО "Урожай" принимает решение о зачете недостачи излишками. Окончательный излишек муки первого сорта принимается к учету по рыночной цене 8,30 рублей за кг.

В результате зачета недостачи 50 кг муки высшего сорта по цене 12 рублей излишками муки первого сорта по цене 8 рублей, получено превышение стоимости недостачи над излишками в сумме 200 рублей (50 кг х (12 рублей - 8 рублей)), которое отнесено на виновное лицо.

Окончательный излишек муки первого сорта в количестве 50 кг принимается к учету на общую сумму 415 рублей.

Корреспонденция счетов Сумма, рублей Содержание операции
Дебет Кредит
94 41 200 Отражено превышение недостачи над излишками
94 68 20 Восстановлен НДС, относящийся к сумме превышения недостачи над излишками;
41 91-1 415 Приняты к учету излишки муки первого сорта после зачета
73-2 94 220 Недостача отнесена на виновное лицо
70 73-2 220 Удержано из заработной платы работника

Окончание примера.

Обратите внимание!

Мы уже отметили, что нормы естественной убыли, которые налогоплательщик сможет применить в целях налогообложения, должны быть утверждены Правительством Российской Федерации.

Однако на сегодняшний день, такие нормы утверждены только в отношении зерна, продуктов его переработки и семян масличных культур при хранении (Приказ Министерства сельского хозяйства Российской Федерации от 23 января 2004 года №55 "Об утверждении норм естественной убыли") и нормы естественной убыли при хранении минеральных удобрений (Приказ Министерства промышленности, науки и технологий Российской Федерации от 31 января 2004 года №22 "Об утверждении норм естественной убыли при хранении химической продукции").

На все остальные виды товаров такие нормы отсутствуют, следовательно, любая недостача в целях налогового учета будет считаться сверхнормативной. А раз так, то по суммам возникающих недостач в организациях торговли будет обязательно возникать разрыв между данными бухгалтерского и налогового учетов.

Инвентаризация товарно-материальных ценностей проводится в соответствии с приказом Минфина РФ от 13.06.1995 N 49, который утвердил методические указания по инвентаризации. Инвентаризацию проводит специальная комиссия в присутствии материально ответственных лиц.

Из этой статьи вы узнаете :

  • С какой периодичностью проводится инвентаризация товарно-материальных ценностей (ТМЦ)
  • Каким образом оформляют результаты инвентаризации
  • Как отражают процедуру в учете

Каким нормативным актом регулируется процедура инвентаризации ТМЦ

О том, как проводить инвентаризацию и как правильно оформить ее результаты, сказано в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13.06.95 № 49.

Типовые формы документов, которые оформляются в связи с инвентаризацией, приведены в постановлении Госкомстата России от 18.08.98 № 88.

Инвентаризация товарно-материальных ценностей: как часто проводить?

По своему желанию (решению руководителя организации) инвентаризацию товарно-материальных ценностей можно проводить в любое время и столько раз, сколько требуется. Порядок необходимо регламентировать в учетной политике компании.

Обязательные случаи перечислены в пункте 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н. Среди них, в частности, такие ситуации:

  • составление годовой бухгалтерской отчетности;
  • смена материально ответственных сотрудников (например, кассира или кладовщика);
  • передача имущества в аренду;
  • выявленные хищения, злоупотребления или порча имущества;
  • стихийные бедствия, пожар или другие чрезвычайные ситуации, вызванные экстремальными условиями;
  • реорганизация или ликвидация организации.

Этап I - подготовка

В самом начале нужно подготовить приказ о проведении инвентаризации (в частности, утвердить им дату инвентаризации и перечень проверяемых объектов). Приказ не забудьте зарегистрировать в журнале учета и контроля выполнения приказов о проведении инвентаризации. Используйте для образца наш пример.

Приказ о проведении инвентаризации товарно-материальных ценностей. Образец.

И создать инвентаризационную комиссию. В ее состав - как минимум два человека -также утвердите приказом руководителя организации. В комиссию могут входить административно-управленческий персонал, а также специалисты других служб и отделов организации. Материально ответственные сотрудники членами такой комиссии быть не могут.

Далее - соберите подписи от материально ответственных сотрудников в том, что к началу процедуры они сдали все первичные учетные документы по ТМЦ в бухгалтерию или инвентаризационной комиссии. А также в том, что все поступившие ценности оприходованы, а выбывшие - списаны. Для таких подписей предусмотрен специальный раздел в инвентаризационной описи (акте). Составить данный документ в полном объеме - задача следующего, второго, этапа инвентаризации, о котором мы поговорим далее.

Этап II - непосредственно проверка ценностей и составление инвентаризационных описей

При инвентаризации товарно-материальные ценности нужно обязательно пересчитывать, перевешивать или перемеривать. Проверку осуществляют, как правило, сплошным методом. То есть пересчитывают абсолютно все ценности. Фактическое наличие имущества проверяют при обязательном участии материально ответственных лиц.

Инвентаризацию проводите в порядке расположения ТМЦ в помещении. Ценности, закрепленные за одним материально ответственным лицом, могут храниться в разных помещениях. В этом случае инвентаризацию проводите последовательно в местах хранения.

После проверки ценностей в одном помещении войти в него не допускается. Помещения, инвентаризация в которых уже проведена, закрывайте (опломбируйте) до окончания инвентаризации. При длительном проведении инвентаризации отпуск ТМЦ разрешается только с письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера. Отпуск ТМЦ должно производить материально ответственное лицо в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Прием ТМЦ во время инвентаризации также должен производиться в присутствии членов инвентаризационной комиссии.

Если товары выбыли из организации, но продолжают числиться на счетах бухучета (например, право собственности на товары переходит после их оплаты), инвентаризируйте их обособленно. Инвентаризацию производите на основании документов, подтверждающих отгрузку товаров (например, накладных). Если в организации есть ТМЦ, принятые на ответственное хранение, проверьте документы, на основании которых они находятся на складе.

Инвентарь и хозяйственные принадлежности, выданные для использования, инвентаризируйте по их местонахождению и материально ответственным лицам.

Данные о фактическом имуществе вносятся в описи. Составляют их в двух экземплярах. На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляют отдельные описи.

Инвентаризационные описи можно заполнять как вручную, так и с использованием компьютера. В любом случае они должны быть заполнены четко и ясно, без помарок и подчисток.

В ходе инвентаризации материально ответственные лица могут обнаружить ошибки в инвентаризационных описях. В этом случае они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т. п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. А комиссия должна проверить этот факт и в случае его подтверждения исправить выявленные ошибки. Исправления делают в соответствии с правилами бухучета: неправильную запись зачеркивают, а над ней проставляют правильную. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. Незаполненные строки прочеркивают.

Наименования имущества и отдельных объектов указывают в описях по номенклатуре, принятой в организации. Количество этих ценностей определяют в установленных единицах измерения. ТМЦ заносят в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикул, сорт и т. д.).

Если инвентаризационную опись или акт составляют на нескольких страницах, то они должны быть пронумерованы и скреплены таким образом, чтобы исключить возможность замены одной или нескольких из них.

В конце каждой страницы описи следует прописью указать число порядковых номеров материальных ценностей на странице и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т. д.) эти материальные ценности показаны. Такая запись исключает возможность внесения в составленный документ несанкционированных изменений после того, как он будет подписан членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку. А затем проставляются подписи всех членов инвентаризационной комиссии и материально ответственных лиц. Кроме того, в конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии. Также в расписке делают пометку об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий.

Составленную инвентаризационную опись передают в бухгалтерию.

Этап III - сверка инвентаризационных описей с учетными данными и выявление расхождений

Получив опись, бухгалтер должен проверить правильность приведенных в ней подсчетов. И фактические остатки материальных ценностей сверить с данными бухгалтерского учета. Если выявлены расхождения - излишки или недостачи - составляют сличительные ведомости.

Сличительная ведомость должна быть оформлена в двух экземплярах: первый хранят в бухгалтерии, второй - передается материально ответственному лицу.

Выявленные суммы недостач в сличительных ведомостях указывают в соответствии с той стоимостью, которая указана в первичных учетных документах. Излишки оценивают по рыночной стоимости.

На ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (например, находящиеся на ответственном хранении или арендованные), составляют отдельные сличительные ведомости.

Далее все материалы передают на рассмотрение инвентаризационной комиссии, которая анализирует результаты и выявляет причины недостач или излишков, принимает решения по результатам. Заседание комиссии оформляют протоколом

На основании протокола составляют ведомость учета результатов, выявленных в ходе проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей.

Окончательное решение по выявленным излишкам и недостачам принимает руководитель предприятия и оформляет его в виде приказа (распоряжения) об утверждении результатов инвентаризации.

Этап IV - отражение результатов инвентаризации в учете

Данные бухгалтерского учета необходимо привести в соответствие с фактическими. Для этого нужно оприходовать обнаруженные излишки или списать недостачи.

Излишки приходуют по рыночным ценам следующей проводкой:

ДЕБЕТ 41 (10, 43) КРЕДИТ 91 субсчет «Прочие доходы»

Оприходованы излишки ТМЦ.

Недостачи списывают по учетным ценам с использованием счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»:

ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 41 (10, 43)

1) на затраты (в пределах установленных норм естественной убыли):

ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26, 29, 44) КРЕДИТ 94

Отражено списание недостачи в пределах норм естественной убыли.

Дебетовый счет в данном случае выбирается в зависимости от того, на каком именно участке выявлена недостача - основное или вспомогательное производства, торговый склад и т. д.;

2) на виновных лиц:

ДЕБЕТ 73 субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» КРЕДИТ 94

Отражено списание недостачи за счет виновного лица.

В дальнейшем сумма недостачи будет удержана из выплат, причитающихся виновному лицу;

3) на финансовые результаты:

ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы» КРЕДИТ 94

Отражено списание недостачи сверх норм естественной убыли.

Заметьте: этот способ применяют, если имеет место недостача сверх норм естественной убыли и при этом нельзя определить виновное лицо или оно отсутствует.

ВВЕДЕНИЕ

Инвентаризация. Казалось бы, все просто в этом процессе: проставил инвентарные номера, сделал инвентаризационную опись - и все. Но это только на первый взгляд все выглядит так легко. На самом деле – это очень длительный, монотонный процесс, отнимающий много времени, сил и нервов у бухгалтеров, материально-ответственных лиц, руководителей организации. Ученым – экономистам инвентаризация кажется настолько простой, что, по их мнению, не стоит тратить время на выпуск специальной литературы по проведению инвентаризации и отражению ее результатов в учете, поэтому литературы по данной области практически нет, бухгалтерам приходится пользоваться лишь методическими указаниями по проведению инвентаризации. В связи с чем уже на этапе составления инвентаризационной описи возникает множество кривотолков. Вообще, инвентаризация – операция очень ответственная, потому что по данным проведенной инвентаризации планируется работа, в нашем случае, с товарно- материальными ценностями на весь год, ведь просто необходимо знать, что в организации есть в наличии и в каком количестве. Или взять, к примеру, случай, когда обнаруживаются недостачи товарно-материальных ценностей, причины которых в одночасье нельзя определить. Тогда перед руководителем ставится сложная задача, которая, в результате неправильного решения, может повлечь за собой финансовую и уголовную ответственность, определить виновника недостачи, списать товарно-материальные ценности в пределах норм естественной убыли или списать на издержки производства.

Целью работы ставлю изучение инвентаризации вообще как процесса, правила отражения ее данных в бухгалтерском учете. Кроме того, постараюсь выявить практически допущенные ошибки и недочеты. Необходимо определить область применения полученных в результате инвентаризации данных.

На мой взгляд, приведено достаточно причин, чтобы как следует изучить процесс инвентаризации и порядок отражения ее результатов в учете. Это и произойдет в ходе нашей работы.

1 ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ИНВЕНТАРИЗАЦИИ ТОВАРНО-МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ И ЕЕ РОЛЬ В ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ

1.1 Сущность, цели, порядок и сроки проведения инвентаризации в учете

Инвентаризация - проверка наличия и состояния материальных ценностей. Инвентаризация - один из важнейших приёмов контроля сохранности собственности, качественного состояния сырья, материалов, готовых изделий, правильности ведения складского хозяйства и текущего учёта. Различают инвентаризации полные и частичные, плановые и внезапные. Полная инвентаризация включает проверку всех видов средств предприятия и всех его расчётных отношений. Цель полной инвентаризации - обеспечить реальность бухгалтерских балансов на конец года и тем самым реальность показанных в них финансовых результатов работы предприятия. Она проводится также при организации и ликвидации предприятий. Частичные инвентаризации проводятся для проверки наличия таких видов средств, которые по их физическим свойствам могут иметь естественную убыль при хранении; при списании товаров, пришедших в негодность; при приёме на работу материально ответственных лиц. Плановые инвентаризации проводятся в течение всего года по календарному графику, утверждаемому руководителем предприятия. Внезапные инвентаризации проводятся для предупреждения растрат и хищений материальных и денежных средств и для установления размеров потерь, если хищение совершено. Сроки инвентаризации и их количество в течение года устанавливают применительно к отдельным видам средств.

Инвентаризация товарно-материальных ценностей производится по их местонахождению и материально ответственному лицу. Как правило, она должна проводиться в порядке расположения ценностей в данном помещении.

При хранении товарно-материальных ценностей в разных изолированных помещениях у одного материально-ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки ценностей вход в помещение не допускается (например, опломбировывается) и комиссия переходит для работы в следующее помещение.

Основными целями инвентаризации являются: выявление фактического наличия товарно-материальных ценностей; сопоставление фактического наличия товарно-материальных ценностей с данными бухгалтерского учета.

В процессе инвентаризации проверяются:

Сохранность товарно-материальных ценностей;

Правильность их хранения, отпуска;

Состояние весового и измерительного инструмента;

Порядок ведения учета движения товарно-материальных ценностей.

В соответствии с Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации проведение инвентаризаций обязательно:

при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года;

при смене материально ответственных лиц (на день приемки – передачи дел);

при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;

в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусматриваемых законодательством Российской Федерации или нормативными актами Министерства финансов Российской Федерации.

При коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризации проводятся при смене руководителя коллектива (бригады), более пятидесяти процентов его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады).

Несмотря на то, что порядок проведения инвентаризаций товарно-материальных ценностей организации определяется Положением о бухгалтерском учете и Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13 июня 1995 года № 49, организация вправе также самостоятельно установить, в каких случаях инвентаризации могут проводиться в течение года, периодичность их проведения, а также категории товарно-материальных ценностей, которые подлежат инвентаризации.

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия.

Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации. Документ о составе комиссии (приказ, постановление, распоряжение – это унифицированная форма № ИНВ – 22 (см. Приложение 1)) регистрируют в журнале учета контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации – это унифицированная форма № ИНВ – 23 (см. Приложение 2).

В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.).

В состав инвентаризационной комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций.

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

До начала проверки фактического наличия товарно-материальных ценностей инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении товарно-материальных ценностей.

1.2 Роль инвентаризации товарно-материальных ценностей в экономической деятельности организации

Роль инвентаризации товарно-материальных ценностей в жизни организации вообще трудно переоценить. Данные инвентаризации являются важнейшей составляющей функционирования организации, потому что тяжело представить себе слаженную работу предприятия, если оно не располагает сведениями о том, какими товарно-материальными ценностями обладает. Для того инвентаризация и проводится, чтобы ежегодно предоставлять данные о фактическом наличии товарно-материальных ценностей, а также для сравнения их с данными бухгалтерского учета, чтобы впоследствии узнать, расходовались ли они, остались ли неизменными или же были обнаружены факты хищения.

Инвентаризация дает представление о располагаемых ресурсах предприятия. Именно благодаря ей и данным бухгалтерского учета организация может планировать и координировать свои действия в определенных направлениях. При отсутствии этих данных, организация работает вяло, не может планировать свою работу на долгосрочную перспективу.

Кроме того, инвентаризация имеет и санитарные функции. Без сомнения, в каждой организации имеются испорченные или ненужные товарно-материальные ценности, про которые все забыли. Благодаря инвентаризации они могут быть выявлены, а в последствии списаны.

Инвентаризация просто необходима, когда выявляются факты хищения и порчи товарно-материальных ценностей. Посредством инвентаризации они фактически подтверждаются, на основании чего можно проводить расследование.

Инвентаризация – это еще и контроль за деятельностью материально ответственного лица, то есть инвентаризация несет еще и контрольную функцию. Если бы инвентаризация не проводилась, материально ответственное лицо могло бы в своих интересах использовать товарно-материальные ценности, а в этом случае оно чувствует над собой контроль.

Или взять для анализа самый житейский пример, с которым сталкивается почти ежедневно фактически каждый рядовой гражданин, приходя на рынок за продуктами. Это пересортица. Ни раз каждый из нас убеждался в том, что прося у продавца взвесить килограмм муки высшего сорта, придя домой, замечал то, что мука эта далеко не такого качества, которого вы просили. На самом деле, продавец обманул вас, выдав муку низкого сорта за высший. Естественно, что когда будет проводиться инвентаризация, выявятся недостачи муки низкого сорта и излишки муки высшего сорта. Но частным предпринимателям это только на руку, ведь с этого они получают дополнительный доход. Взаимозачет излишков и недостач, связанных с пересортицей, сделать легко, потому что для этого всего лишь нужно решение руководителя, в данном случае, частного предпринимателя. И он с удовольствием даст такое разрешение, потому что в результате этого он получит прибыль.